NN 38/2023 (5.4.2023.), Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom nastalim u radu Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske i drugih tijela za provedbu izbora i referenduma

DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE

667

Na osnovi odredbi Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, broj 61/18, 98/19 i 114/22), članka 5. i 7. Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva (»Narodne novine«, broj 105/2020), te članka 11. stavka 2. alineja 5. Zakona o Državnom izbornom povjerenstvu Republike Hrvatske (»Narodne novine«, broj 44/06 i 19/07) Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske, na sjednici održanoj 3. ožujka 2023. godine, donijelo je

PRAVILA

ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTARNIM GRADIVOM NASTALIM U RADU DRŽAVNOG IZBORNOG POVJERENSTVA REPUBLIKE HRVATSKE I DRUGIH TIJELA ZA PROVEDBU IZBORA I REFERENDUMA

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim Pravilima za upravljanje dokumentarnim gradivom nastalim u radu Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske i drugih tijela za provedbu izbora i referenduma (u daljnjem tekstu: Pravila), uređuju se sva pitanja organizacije, upravljanja, obrade, odlaganja i čuvanja, izlučivanja i odabiranja, predaje i pobiranja dokumentarnog i arhivskog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske (u daljnjem tekstu: Povjerenstvo) te drugih tijela za provedbu izbora i referenduma nastalog u postupku:

– izbora za zastupnike u Hrvatski sabor,

– izbora za predsjednika Republike Hrvatske,

– izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske,

– izbora za općinske načelnike, gradonačelnike i župane te njihove zamjenike,

– izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika nacionalnih manjina i izbora za zamjenike općinskih načelnika iz reda pripadnika hrvatskog naroda,

– izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave,

– izbora za članove vijeća i predstavnike nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave,

– provedbi državnog, lokalnog i savjetodavnog referenduma

– provedbi nadzora godišnjeg financijskog poslovanja i godišnjih financijskih izvještaja (u daljnjem tekstu: redovni nadzor financiranja) u smislu članka 48. st. 1. Zakona o financiranju političkih aktivnosti, izborne promidžbe i referenduma (»Narodne novine« br. 29/19 i 98/19, u daljnjem tekstu: Zakon o financiranju), nadzora financiranja izborne promidžbe u smislu članka 56. Zakona o financiranju te nadzora financiranja referendumske aktivnosti u smislu članka 84. Zakona o financiranju i

– ostvarivanja ostalih zakonskih nadležnosti Povjerenstva

te o infrastrukturi informacijskog sustava, njegovom upravljanju i vanjskim uslugama.

(2) Sastavni dio ovih Pravila je Popis dokumentarnog gradiva Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske s rokovima čuvanja koji obuhvaća sve vrste gradiva koje nastaju ili bi mogle nastati radom Povjerenstva te drugih tijela za provedbu izbora i referenduma nastalog u postupcima iz stavka 1. ovog članka, odnosno sve vrste gradiva kojih je Povjerenstvo ili druga tijela za provedbu izbora i referenduma u posjedu.

Članak 2.

Gradivo iz članka 1. ovih Pravila čine sljedeće dokumentacijske cjeline:

1) izborna dokumentacija izbora za zastupnike u Hrvatski sabor,

2) izborna dokumentacija izbora za predsjednika Republike Hrvatske,

3) izborna dokumentacija izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske,

4) izborna dokumentacija izbora za općinske načelnike, gradonačelnike i župane te njihove zamjenike,

5) izborna dokumentacija izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika nacionalnih manjina i izbora za zamjenike općinskih načelnika iz reda pripadnika hrvatskog naroda,

6) izborna dokumentacija izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave,

7) izborna dokumentacija izbora za članove vijeća i predstavnike nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave,

8) dokumentacija za provedbu državnog referenduma,

9) dokumentacija za provedbu lokalnog i savjetodavnog referenduma,

10) dokumentacija nastala u postupku provedbe redovnog nadzora financiranja,

11) dokumentacija nastala u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe,

12) dokumentacija nastala u postupku nadzora financiranja referendumske aktivnosti i

13) predmetna dokumentacija redovnog poslovanja.

Članak 3.

(1) Izrazi koji se koriste u ovim Pravilima, a imaju rodno značenje, odnose se jednako na muški i ženski rod.

(2) Odredbe ovih Pravila na odgovarajući se način odnose na rad nižih povjerenstava prilikom provođenja ovlasti temeljem posebnih propisa u području provedbe izbora i referenduma i nadzora financiranja izborne promidžbe i referendumske aktivnosti.

Članak 4.

(1) Cjelokupno arhivsko gradivo Povjerenstva od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu.

(2) Osoba odgovorna za rad pismohrane Povjerenstva je tajnik Povjerenstva.

(3) Osoba zadužena za postupanje s dokumentarnim gradivom u pismohrani Povjerenstva je službenik Povjerenstva s položenim stručnim ispitom za poslove upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva (u daljnjem tekstu: zadužena osoba za pismohranu/arhiv).

(4) Nadzor nad zaštitom cjelokupnog dokumentarnog i arhivskog gradiva Povjerenstva obavljaju Hrvatski državni arhiv i područni državni arhivi, te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva.

(5) Hrvatski državni arhiv obavlja nadzor nad zaštitom dokumentarnog i arhivskog gradiva:

– izborne dokumentacije izbora za zastupnike u Hrvatski sabor,

– izborne dokumentacije izbora za predsjednika Republike Hrvatske,

– izborne dokumentacije izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske,

– dokumentacije za provedbu državnog referenduma,

– dokumentacije nastale u postupku provedbe redovnog nadzora financiranja,

– dokumentacije nastale u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe,

– dokumentacije nastale u postupku nadzora financiranja referendumske aktivnosti i

– predmetne dokumentacije redovnog poslovanja.

(6) Nadležni područni državni arhivi obavljaju nadzor nad zaštitom dokumentarnog i arhivskog gradiva:

– izborne dokumentacije izbora za općinske načelnike, gradonačelnike i župane te njihove zamjenike;

– izborne dokumentacije izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika nacionalnih manjina i izbora za zamjenike općinskih načelnika iz reda pripadnika hrvatskog naroda;

– izborne dokumentacije izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave;

– izborne dokumentacije izbora za članove vijeća i predstavnike nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave;

– dokumentacije za provedbu lokalnog i savjetodavnog referenduma;

Članak 5.

(1) Gradivo nastalo djelovanjem i radom Povjerenstva čini cjelinu (arhivski fond) i u pravilu se ne može dijeliti.

(2) Dokumentarno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustrojstva Povjerenstva, prenošenja dijela ili svih poslova na drugog stvaratelja, zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a uz prethodno pribavljeno mišljenje Hrvatskog državnog arhiva.

(3) Nadležno tijelo koje donosi odluku o podjeli ili spajanju dokumentarnog gradiva dužno je utvrditi posjednika za svaki dio ovako podijeljenog ili spojenog dokumentarnog gradiva koji preuzima obveze zaštite i očuvanja dokumentarnog i arhivskoga gradiva koje su za stvaratelja propisane Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima.

Članak 6.

(1) Pojmovi u smislu ovih Pravila imaju sljedeće značenje:

a) arhivsko gradivo je odabrano dokumentarno gradivo koje ima trajnu vrijednost za kulturu, povijest, znanost ili druge djelatnosti, ili za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica, zbog čega se trajno čuva

b) dokumentarno gradivo su sve informacije zapisane na bilo kojem mediju, koje su nastale, zaprimljene ili prikupljene u obavljanju djelatnosti pravnih i fizičkih osoba te mogu pružiti uvid u aktivnosti i činjenice povezane s njihovom djelatnošću

c) dokumentarno gradivo u digitalnom obliku je gradivo u digitalnom obliku zapisa i pohranjeno na strojno čitljivom nosaču informacija, nastalo kao izvorno digitalno gradivo ili pretvorbom gradiva u digitalni oblik

d) dokumentarno gradivo u digitalnom obliku za trajno čuvanje je gradivo čiji je sadržaj zapisan u digitalnom obliku i pohranjen na strojno čitljivom nosaču zapisa pri čemu takav digitalni oblik kao i nosač zapisa osigurava učinkovitu trajnu pohranu i sukladnost tehnološkom razvoju u skladu sa Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima

e) identifikator zapisa ili označitelj predstavlja skup znakova dodijeljenih metapodacima i/ili informacijskom objektu s ciljem jedinstvena označavanja

f) informacijski sustav za upravljanje gradivom je sustav koji prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i isporučuje informacijske objekte

g) informacijski objekt je temeljni oblik sadržaja informacijskog sustava koji obuhvaća podatke i informacije o njima

h) informacijski paket čine informacijski objekt i pripadajući metapodaci koji čine cjelinu prikladnu za pohranu, prikaz i razmjenu, a osim opisnih podataka mogu sadržavati digitalne kopije i/ili podatke o tim kopijama, informacije o pakiranjima i drugo

i) izlučivanje je postupak kojim se iz cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao

j) lokator zapisa je podatak o smještaju koji osigurava pristup i korištenje zapisa

k) metapodaci su strukturirane informacije o podacima koje opisuju informacijski objekt i olakšavaju pretraživanje, korištenje i upravljanje gradivom

l) odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz dokumentarnog gradiva nakon postupka vrednovanja odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje

m) pismohrana je ustrojstvena jedinica tijela javne vlasti ili pravne osobe u kojoj se odlaže i čuva dokumentarno i arhivsko gradivo

n) popis dokumentarnog gradiva s rokovima čuvanja je hijerarhijski uređen popis vrsta gradiva koje nastaju u okviru pojedinih područja djelatnosti i poslovnih aktivnosti stvaratelja gradiva u kojem su za jedinice gradiva upisani rokovi čuvanja, način određivanja početka tijeka roka i uputa o postupanju nakon isteka roka

o) posjednik gradiva je pravna ili fizička osoba koja je vlasnik ili je u posjedu gradiva kojem nije stvaratelj, nego ga drži s bilo kojega naslova (npr. pravni je slijednik stvaratelja ili je gradivo strane provenijencije odnosno slučajno je došlo u posjed i sl.)

p) pretvorba gradiva je postupak prebacivanja gradiva iz jednog oblika ili sustava u drugi, uz očuvanje autentičnosti, integriteta, pouzdanosti i iskoristivosti

q) popis cjelokupnog gradiva je popis svih jedinica gradiva u posjedu Povjerenstva, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim cjelinama

r) stvaratelj gradiva je tijelo javne vlasti, pravna ili fizička osoba, ili grupa osoba, koje obavljaju određenu djelatnost i čijim djelovanjem nastaje dokumentarno i arhivsko gradivo

s) tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka)

t) upravljanje dokumentarnim i arhivskim gradivom je segment organizacije poslovanja koji skrbi za nastanak, prosljeđivanje, organizaciju, obradu, vrednovanje i zaštitu dokumentacije. Dokumentacija sadrži informacije koje su vrijedan resurs i važna poslovna imovina, omogućuje dokumentiranje i zaštitu prava i interesa organizacije, zaposlenika i stranaka, podupire obavljanje aktivnosti unutar organizacije, osigurava zaposlenicima pristup informacijama koje su im potrebne u obavljanju posla, kontinuitet poslovanja i štiti organizaciju od rizika kojima bi mogla biti izložena

u) vrednovanje je postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja dokumentarnog gradiva te odabire koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskoga gradiva.

Članak 7.

Gradivom Povjerenstva se upravlja prema sljedećim načelima:

a) autentičnost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje istinitost, cjelovitost, nespornost podrijetla te njegovu izvornost

b) cjelovitost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje potvrđuje da njihov sadržaj nije mijenjan i da jedinica sadrži sve sastavnice koje treba sadržavati

c) čitljivost je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje osigurava mogućnost uvida, pregledavanja, prikazivanja i razumijevanja njegova sadržaja

d) povjerljivost je svojstvo koje osigurava da dokument ili druga jedinica gradiva ne budu dostupni ili otkriveni neovlaštenim osobama

e) vjerodostojnost podrijetla dokumenta je svojstvo dokumenta ili druge jedinice gradiva koje pruža jamstvo o tome tko je izradio dokument, odnosno drugu jedinicu dokumentacije

f) prenosivost je svojstvo jedinice gradiva da zajedno s pripadajućim metapodacima bude izvezena iz informacijskog sustava u kojem se nalazi u unaprijed definiranom obliku i pomoću unaprijed definiranih funkcionalnosti sustava.

II. IZBORNA DOKUMENTACIJA, DOKUMENTACIJA ZA PROVEDBU REFERENDUMA, DOKUMENTACIJA NASTALA U POSTUPKU PROVEDBE REDOVNOG NADZORA FINANCIRANJA, DOKUMENTACIJA NASTALA U POSTUPKU NADZORA FINANCIRANJA IZBORNE PROMIDŽBE, DOKUMENTACIJA NASTALA U POSTUPKU NADZORA REFERENDUMSKE AKTIVNOSTI I PREDMETNA DOKUMENTACIJA REDOVNOG POSLOVANJA

Članak 8.

Izbornu dokumentaciju i dokumentaciju za provedbu referenduma u smislu ovih Pravila čine:

a) obvezatne upute Povjerenstva,

b) rješenja o imenovanju izbornih tijela odnosno tijela za provedbu referenduma,

c) upotrijebljeni obrasci za postupak kandidiranja,

d) odluke o pravovaljano predloženim listama odnosno kandidatima i zbirne liste,

e) odluke o određivanju biračkih odnosno glasačkih mjesta,

f) odluke nastale u postupku provedbe izbora odnosno referenduma,

g) upotrijebljeni obrasci za provedbu izbora odnosno referenduma,

h) zapisnici o radu izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provedbu referenduma, biračkih odbora odnosno odbora za provedbu glasovanja na referendumu,

i) glasački listići,

j) upotrijebljeni izvodi iz popisa birača s potvrdama i popisi za glasovanje,

k) rezultati izbora odnosno referenduma i

l) predmetna dokumentacija u svezi provedbe izbora i referenduma.

Članak 9.

Dokumentaciju u provedbi redovnog nadzora financiranja čine:

a) izvješća o primljenim donacijama iz članka 21. Zakona o financiranju,

b) financijski izvještaji sa sastavnim dijelovima za izvještajno razdoblje od 1. siječnja do 31. prosinca ili za kraće razdoblje sukladno članku 52. Zakona o financiranju (u daljnjem tekstu: godi­šnji financijski izvještaji) političkih stranaka, nezavisnih zastupnika i nezavisnih vijećnika,

c) izvješće o provedenom redovnom nadzoru financiranja,

d) odluke o administrativnim sankcijama iz čl. 64. Zakona o financiranju i

e) predmetna dokumentacija nastala u postupku redovnog nadzora financiranja

Članak 10.

Dokumentaciju u provedbi nadzora financiranja izborne promidžbe čine:

a) izvješća o primljenim donacijama i izvješća o troškovima iz članka 39. st 1. Zakona o financiranju,

b) izvješće o medijskom oglašavanju izborne promidžbe iz članka 40. st. 1. Zakona o financiranju

c) financijski izvještaji o financiranju izborne promidžbe iz članka 58. st. 1. i 2. Zakona o financiranja sa sastavnim dijelovima,

d) izvješća o provedenom nadzoru financiranja izborne promidžbe i

e) odluke o administrativnim sankcijama iz čl. 63. Zakona o financiranju

f) predmetna dokumentacija nastala u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe.

Članak 11.

Dokumentaciju u provedbi nadzora financiranja referendumske aktivnosti čine:

a) izvješća o primljenim donacijama i izvješća o troškovima (rashodima) iz članka 77. st. 1. Zakona o financiranju,

b) financijski izvještaji o financiranju referendumskih aktivnosti iz članka 79. st. 2. i 3. Zakona o financiranju sa sastavnim dijelovima

c) izvješća o provedenom nadzoru financiranja referendumske aktivnosti

d) predmetna dokumentacija nastala u postupku nadzora financiranja referendumske aktivnosti.

III. UPRAVLJANJE GRADIVOM

1. INFORMACIJSKI SUSTAVI

Članak 12.

Sve jedinice dokumentarnog gradiva u posjedu Povjerenstva moraju se nalaziti u uređenom informacijskom sustavu za upravljanje gradivom, biti identificirane u njemu i dostupne osobama koje imaju pravo pristupa podacima koje gradivo sadrži sukladno zakonu i podzakonskim propisima kojim se uređuje upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

Članak 13.

(1) U svom radu Povjerenstvo koristi sustav ePisarnice kao informacijski sustav za upravljanje gradivom sukladno zakonu i podzakonskim propisima kojim se uređuje upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva i sukladno propisima kojima se uređuje uredsko poslovanje.

(2) Povjerenstvo upravlja informacijskim sustavom za nadzor financiranja sukladno propisima koji uređuju financiranje političkih aktivnosti, izborne promidžbe i referenduma u koji podatke unose obveznici podnošenja izvještaja po propisima koji uređuju financiranje političkih aktivnosti, izborne promidžbe i referendum te ovlaštene osobe nadležnih izbornih povjerenstava.

(3) Povjerenstvo koristi informacijske sustave za upravljanje gradivom drugih pravnih osoba sukladno posebnim propisima.

(4) Povjerenstvo osigurava jedinstvenu informatičku podršku provedbi izbora i referenduma sukladno posebnim propisima te u njima pohranjuje i odgovarajuće podatke.

2. ZAPRIMANJE JEDINICA GRADIVA U INFORMACIJSKI SUSTAV

Članak 14.

(1) Jedinice gradiva zaprimaju se u informacijski sustav za upravljanje gradivom u pravilu čim nastanu, odnosno čim se zaprime. Zaprimanje jedinice gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom bit će zabilježeno najmanje podacima o vremenu zaprimanja, izvoru iz kojeg je jedinica zaprimljena i osobi koja je zaprimila jedinicu gradiva.

(2) Podatke o zaprimanju jedinica gradiva u informacijski sustav za upravljanje gradivom potrebno je primjereno zaštititi od mijenjanja, brisanja ili dodavanja.

(3) Kod prijenosa gradiva iz jednog informacijskog sustava u drugi, obvezno se prenose na odgovarajući način i metapodaci izvornog sustava koji se odnose na jedinice gradiva koje se prenose te ne smije doći do gubitka mogućnosti identifikacije jedinice gradiva za koju je određeno da se čuva trajno niti do gubitka metapodataka o takvoj jedinici gradiva.

Članak 15.

(1) Nastanak jedinice gradiva treba biti dokumentiran metapodacima u odgovarajućem informacijskom sustavu koji su trajno logički povezani s jedinicom gradiva.

(2) Podaci o nastanku jedinice gradiva sadržavaju jedinstveni identifikator, naziv, vrijeme nastanka, oznaku iz popisa dokumentarnog gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja kojoj jedinica pripada, podatke o osobi ili osobama koje su odgovorne za nastanak jedinice gradiva, podatke o ograničenjima dostupnosti (ako ih ima) te predviđeni rok čuvanja.

(3) Podaci o ograničenjima dostupnosti sadrže pravnu osnovu za svako pojedino ograničenje.

(4) Povjerenstvo je dužno osigurati nepromjenjivost podataka o nastanku jedinice gradiva najmanje do isteka roka čuvanja jedinice gradiva.

Članak 16.

(1) Svaki informacijski sustav kojim se upravlja dokumentarnim gradivom Povjerenstva mora sadržavati Popis cjelokupnog gradiva koje se nalazi u tom sustavu.

(2) O svakoj jedinici gradiva u informacijskom sustavu za upravljanje gradivom Popis cjelokupnog gradiva mora sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka koju donosi i objavljuje na svojim mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv, a mora sadržavati najmanje podatke koji identificiraju jedinice gradiva, podatke o vremenu nastanka, količini, vrsti, obliku i stvaratelju gradiva te podatke o dostupnosti i mogućim ograničenjima prava korištenja.

(3) Popis treba omogućiti pouzdano pretraživanje i identifikaciju jedinica gradiva, provjeru njihove autentičnosti, cjelovitosti, utvrđivanje dostupnosti, pregled podataka o nastanku, zaprimanju i obradi jedinice i pregled podataka o odgovornosti za jedinicu, identifikaciju svih jedinica gradiva koje su nastale ili zaprimljene u okviru pojedine poslovne aktivnosti stvaratelja gradiva, identifikaciju jedinica gradiva najmanje do razine osnovne jedinice udruživanja dokumenata (predmet).

3. POPIS CJELOKUPNOGA GRADIVA

Članak 17.

(1) Popis gradiva iz članka 1. i 2. ovih Pravila vodi se u skladu s propisima o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

(2) Za svaku pojedinu dokumentacijsku cjelinu za gradivo iz članka 2. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 11., 12. i 13. ovih Pravila, popis gradiva vodi Povjerenstvo.

(3) Za svaku pojedinu dokumentacijsku cjelinu za gradivo iz članka 2. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. i 11. ovih Pravila, popis gradiva vodi ovlaštena osoba u jedinici lokalne i područne (regionalne) samouprave.

(4) Povjerenstvo jednom godišnje, te uvijek po zahtjevu Hrvatskog državnog arhiva, dostavlja Hrvatskom državnom arhivu popis cjelokupnog gradiva iz stavka 2. ovog članka, odnosno njegove ispravke i dopune, sa stanjem na zadnji dan prethodne godine.

(5) Popis iz stavka 2. ovog članka Povjerenstvo vodi i dostavlja u strukturiranom elektroničkom obliku Hrvatskom državnom arhivu na način propisan propisom koji uređuje upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

Članak 18.

(1) Popis iz članka 18. ovih Pravila mora sadržavati najmanje one podatke koji su označeni kao obvezni podaci u specifikaciji metapodataka koju donosi i objavljuje na mrežnim stranicama Hrvatski državni arhiv.

(2) Za gradivo u elektroničkom (digitalnom) obliku Popis treba sadržavati podatke koji su potrebni za provjeru cjelovitosti gradiva.

4. PRETVORBA GRADIVA

Članak 19.

(1) Dokumentarno gradivo može se pretvoriti u digitalni oblik na način da su očuvani autentičnost, cjelovitost, vjerodostojnost podrijetla, čitljivost i povjerljivost gradiva tijekom pretvorbe i nakon pretvorbe u obliku u koji je pretvoreno, i to na način i pod uvjetima predviđenim zakonom i podzakonskim propisima kojim se uređuje arhivsko gradivo i arhivi te upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

(2) Hrvatski državni arhiv na zahtjev Povjerenstva provodi ocjenu sukladnosti pravila, tehnologije i postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva, sukladno odredbama Pravilnika o upravljanju dokumentarnim gradivom izvan arhiva, putem Obrasca za provjeru sukladnosti te izdaje odgovarajuću potvrdu o sukladnosti tih pravila, tehnologije, postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.

Članak 20.

(1) Dokumentacija informacijskog sustava kojim se obavlja pretvorba gradiva u digitalni oblik kod Povjerenstva mora sadržavati podatke o softveru i hardveru koji se koriste, informacijskim objektima koji nastaju ili se obrađuju u postupku pretvorbe, kao i mrežni plan i detaljnu specifikaciju postupka pretvorbe te ostale podatke sukladno zakonu i podzakonskim propisima kojim se uređuje arhivsko gradivo i arhivi te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

(2) Postupak pretvorbe gradiva u digitalni oblik mora biti primjereno dokumentiran sukladno utvrđenoj razini rizika, tako da je moguće provjeravati tko je i kada obavio pretvorbu te u kojem tehničkom i organizacijskom okruženju.

Članak 21.

Povjerenstvo mora u postupku pretvorbe procijeniti razinu rizika u odnosu na gubitak autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivost ili povjerljivost gradiva te utvrditi je li taj rizik umjeren, visok ili vrlo visok na način određen zakonom i podzakonskim propisima kojim se uređuje arhivsko gradivo i arhivi te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

5. POHRANA I ZAŠTITA GRADIVA U PISMOHRANI

Članak 22.

(1) Sve organizacijske jedinice Povjerenstva dužne su cjelovito i primjereno dokumentirati poslove koje obavljaju sukladno zahtjevima propisa i drugih normativnih akata koji uređuju djelatnost i način rada Povjerenstva.

(2) Riješene predmete u fizičkom ili analognom obliku potrebno je tehnički opremiti u svrhu zaštite, stoga se stavljaju u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom) i druge primjerene tehničke jedinice.

(3) U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo čuva se onoliko koliko zahtijevaju poslovni procesi, a nakon toga gradivo se obvezno predaje u pisarnicu.

(4) Voditelj svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za dokumentarno i arhivsko gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom području, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje. Svaki dužnosnik odnosno službenik odnosno namještenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja, podataka, pravodobne obrade te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže. Administrativne tajnice predsjednika povjerenstva dužne su predmete tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla te ga svrstati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svakoj tehničkoj jedinici, ispisuju se sljedeći podaci:

– naziv stvaratelja (Povjerenstvo ili naziv drugog tijela za provedbu izbora ili referenduma)

– godina (raspon) nastanka gradiva

– naziv i vrsta gradiva

– raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici

– rok čuvanja gradiva

– oznaku »pismohrana«.

Članak 23.

(1) Dokumentarno i arhivsko gradivo Povjerenstva u fizičkom ili analognom obliku prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje te osigurava od oštećenja i gubitka u pismohrani Povjerenstva.

(2) Dokumentarno gradivo u digitalnom obliku kao i određene cjeline gradiva u fizičkom ili analognom obliku mogu se čuvati i obrađivati u drugim ustrojstvenim jedinicama, ako je to potrebno radi poslovanja te ako je tako utvrđeno ovim Pravilima ili posebnom odlukom.

Članak 24.

(1) Dokumentarno i arhivsko gradivo u fizičkom ili analognom obliku predaje se u pismohranu u sređenom stanju u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

(2) Službenik zadužen za pismohranu dužan je pregledati cjelokupno preuzeto dokumentarno gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 25.

(1) Po prijemu i obradi dokumentarnog i arhivskog gradiva na način propisan odredbama ovih Pravila, gradivo se raspoređuje na primjerene police, odnosno u ormare u odgovarajućim prostorijama pismohrane.

(2) Dokumentarno i arhivsko gradivo razvrstava se prema funkcionalnim dokumentacijskim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja.

(3) Prije odlaganja dokumentarnog i arhivskog gradiva na police i u ormare, obavlja se označavanje tehničkih jedinica gradiva.

Članak 26.

U okviru uredovanja pismohrane, vode se sljedeće evidencije:

– evidencija ulaska gradiva u pismohranu

– knjiga posudbe ili korištenja – upisuju se podaci o gradivu koje je izdano na privremeno korištenje putem odgovarajuće potvrde (reversa), a za uvid i izdavanje kopija gradiva u digitalnom obliku potreban je samo upis u evidenciju.

Članak 27.

(1) Arhivsko gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 11., 12 i 13. ovih Pravila, čuva se u pismohrani Državnog izbornog povjerenstva, na lokaciji u Zagrebu, Visoka 15 odnosno na lokaciji ugovornog pružatelja pohrane gradiva.

(2) Arhivsko gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 4., 5., 6., 7. 9. i 11. ovih Pravila, čuva se u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave u kojima je nastala.

(3) Arhivsko gradivo iz članka 2. točaka 1. – 9. ovih Pravila predaje se u pismohranu najkasnije u roku od devet mjeseci od objave konačnih rezultata izbora odnosno referenduma, a gradivo iz članka 2. točaka 10. – 13. ovih Pravila najkasnije u roku godine dana nakon što mu od ovlaštene osobe bude dodijeljena oznaka »a/a« (ad acta).

(4) Zapisnik o predaji arhivskog gradiva izbornih povjerenstava odnosno povjerenstava za provedbu referenduma jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave potpisuje predsjednik povjerenstva i osoba odgovorna za pismohranu u toj jedinici.

Obveza osiguranja primjerenih uvjeta pohrane i zaštite gradiva

Članak 28.

Povjerenstvo je dužno osigurati primjerene uvjete, prostor, opremu i stručno osoblje za pohranu i zaštitu dokumentarnog i arhivskog gradiva u analognom i digitalnom obliku sukladno zakonu i podzakonskim propisima kojim se uređuje arhivsko gradivo i arhivi te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

Pohrana i zaštita gradiva u fizičkom ili analognom obliku

Članak 29.

(1) Gradivo se oprema na način koji omogućuje sigurno i jednostavno rukovanje gradivom i osigurava zaštitu primjerenu roku čuvanja gradiva (omoti, kutije i slične tehničke jedinice).

(2) Tehničke jedinice gradiva označavaju se podacima koji se nedvojbeno povezuju s podacima u Popisu cjelokupnog gradiva.

Pohrana i zaštita gradiva u digitalnom obliku

Članak 30.

(1) Povjerenstvo je dužno sustavno upravljati gradivom u digitalnom obliku u informacijskom sustavu koji osigurava primjerenu razinu zaštite gradiva i očuvanje autentičnosti, cjelovitosti, vjerodostojnosti podrijetla, čitljivosti i povjerljivosti gradiva te sustavom koji omogućava upravljanje rizicima od gubitka gradiva ili navedenih svojstava gradiva sukladno pravilima o uredskom poslovanju.

(2) Gradivo treba biti zaštićeno od gubitka izradom sigurnosnih kopija ili drugom odgovarajućom mjerom informacijske sigurnosti, sukladno procjeni rizika.

(3) Postupci upravljanja gradivom u digitalnom obliku trebaju biti dokumentirani.

(4) Informacijski sustav u kojem se čuva arhivsko gradivo u digitalnom obliku treba omogućiti izvoz jedinica arhivskog gradiva i pripadajućih metapodataka.

6. POSTUPAK IZLUČIVANJA I UNIŠTENJA DOKUMENTARNOG GRADIVA

Članak 31.

Dokumentarno gradivo u fizičkom ili analognom i u digitalnom obliku, odnosno gradivo s ograničenim rokovima, čuva se do isteka rokova utvrđenih popisom dokumentarnog gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja.

Članak 32.

Izlučivanje i uništavanje dijela dokumentarnog gradiva kojemu su istekli rokovi čuvanja prema Popisu dokumentarnoga gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja, vrši se redovito po isteku rokova čuvanja temeljem:

– odobrenja Hrvatskog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje gradiva po provedenom pojedinačnom postupku za gradivo:

– izborne dokumentacije izbora za zastupnike u Hrvatski sabor

– izborne dokumentacije izbora za predsjednika Republike Hrvatske

–     izborne dokumentacije izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske

– dokumentacije za provedbu državnog referenduma

–     dokumentacije nastale u postupku provedbe redovnog nadzora financiranja

–     dokumentacije nastale u postupku nadzora financiranja izborne promidžbe

–     dokumentacije nastale u postupku nadzora financiranja referendumske aktivnosti i

– predmetne dokumentacija redovnog poslovanja,

a na prijedlog Povjerenstva temeljem odobrenog Popisa dokumentarnog gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja.

– odobrenja nadležnog područnog državnog arhiva kojim se odobrava izlučivanje i uništenje gradiva po provedenom pojedinačnom postupku za gradivo:

–     izborne dokumentacije izbora za općinske načelnike, gradonačelnike i župane te njihove zamjenike

–     izborne dokumentacije izbora za zamjenike općinskih načelnika, gradonačelnika i župana iz reda pripadnika nacionalnih manjina i izbora za zamjenike općinskih načelnika iz reda pripadnika hrvatskog naroda

–     izborne dokumentacije izbora za članove predstavničkih tijela jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave

–     izborne dokumentacije izbora za članove vijeća i predstavnike nacionalnih manjina u jedinicama lokalne i područne (regionalne) samouprave

–     dokumentacija za provedbu lokalnog i savjetodavnog referenduma,

a na prijedlog nadležnog izbornog povjerenstva odnosno povjerenstva za provedbu referenduma temeljem odobrenog Popisa dokumentarnog gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja.

Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva po provedenom pojedinačnom postupku za određeno gradivo

Članak 33.

(1) Postupak izlučivanja i uništenja dokumentarnog gradiva pokreće odgovorna osoba Povjerenstva odnosno ovlaštena osoba u ime nadležnog izbornog povjerenstva odnosno povjerenstva za provedbu referenduma.

(2) Prijedlogu za davanje odobrenja za izlučivanje gradiva prilaže se popis gradiva koje se predlaže za izlučivanje s podacima o oznaci, vrsti, količini, vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje.

(3) Ukoliko se u prijedlogu i popisu iz stavka 2. ovog članka predlaže dokumentarno gradivo u fizičkom ili analognom obliku kojemu nisu istekli rokovi čuvanja, ali je pretvoreno u digitalni oblik, obavezno se prilaže i važeća potvrda o sukladnosti pravila, tehnologije, postupaka pretvorbe i čuvanja gradiva.

Članak 34.

(1) Popis gradiva predloženog za izlučivanje dostavlja se Hrvatskom državnom arhivu ili nadležnom područnom državnom arhivu.

(2) Hrvatski državni arhiv ili nadležni područni državni arhiv donosi rješenje o odobrenju izlučivanja i uništavanja gradiva u roku od trideset dana od zaprimanja prijedloga.

Članak 35.

(1) Po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, za gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 12. i 13. ovih Pravila, Povjerenstvo donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje nadležnom izbornom povjerenstvu odnosno povjerenstvu za provedbu referenduma na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje ili Komisiji za izlučivanje gradiva imenovanoj od strane Povjerenstva (dalje: Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu).

(2) Nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma na čijem području se nalazi gradivo iz stavka 1. ovog članka koje se izlučuje ili Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu provodi postupak izlučivanja.

(3) Po primitku odobrenja Hrvatskog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, za gradivo iz članka 2. st. 1. točke 11. ovih Pravila, Povjerenstvo donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje ovlaštenoj osobi pismohrane jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave odnosno Komisiji za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu, ovisno o tome nalazi li se gradivo u prostorijama jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave ili u prostorijama Povjerenstva.

(4) Ovlaštena osoba pismohrane jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem se području nalazi gradivo iz stavka 3. ovog članka koje se izlučuje odnosno Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu provodi postupak izlučivanja.

(5) Po primitku odobrenja nadležnog područnog državnog arhiva za izlučivanje gradiva, za gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 4., 5., 6., 7., 9. i 11. ovih Pravila, nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma donosi Odluku o izlučivanju koju prosljeđuje ovlaštenoj osobi u pismohrani jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem se području nalazi gradivo koje se izlučuje.

(6) Ovlaštena osoba pismohrane jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem se području nalazi gradivo iz stavka 5. ovog članka koje se izlučuje provodi postupak izlučivanja.

Članak 36.

(1) Izlučeno gradivo uništava se na način koji osigurava zaštitu tajnosti podataka i onemogućuje neovlašteni pristup osobnim podacima.

(2) O postupku uništenja izlučenog gradiva vodi se zapisnik te se prema okolnostima slučaja bilježe odgovarajući metapodaci u evidenciji gradiva.

(3) Za gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 1., 2., 3., 8., 10., 12. i 13. ovih Pravila nadležno izborno povjerenstvo odnosno povjerenstvo za provedbu referenduma na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje, odnosno Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu, dužno je nakon provedenog postupka izlučivanja i uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te ga bez odgode dostaviti Povjerenstvu.

(4) Za gradivo iz članka 2. točke 11. ovih Pravila, ovlaštena osoba u pismohrani jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave, odnosno Komisija za izlučivanje gradiva u Povjerenstvu, dužna je nakon provedenog postupka izlučivanja i uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te ga bez odgode dostaviti Povjerenstvu.

(5) Povjerenstvo je dužno Hrvatskom državnom arhivu za izlučeno gradivo iz stavka 1. i 2. ovog članka jedanput godišnje dostaviti sumarni popis svih postupaka izlučivanja.

(6) Za gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovih Pravila, ovlaštena osoba u pismohrani jedinice lokalne odnosno područne (regionalne) samouprave na čijem području se nalazi gradivo koje se izlučuje, dužna je nakon provedenog postupka izlučivanja i uništenja gradiva sastaviti zapisnik o izlučivanju odnosno uništenju gradiva, te ga bez odgode dostaviti nadležnom područnom državnom arhivu.

(7) Podatke o izlučenom i uništenom gradivu potrebno je navesti u Popisu cjelokupnog gradiva.

7. DOSTUPNOST I KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 37.

Dokumentarno i arhivsko gradivo Povjerenstva dostupno je od njegova nastanka, ako zakonima i podzakonskim aktima koji uređuju dostupnost nije određeno drugačije.

Članak 38.

(1) Korištenje gradiva utvrđuje se informacijskim sustavima.

(2) Uvid u arhivsko gradivo odnosno korištenje arhivskog gradiva odobrava tajnik Povjerenstva, a s arhivskim gradivom postupa zadužena osoba za arhiv.

(3) Korištenje arhivskog gradiva se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem izvornika.

(4) Izvornici arhivskog gradiva mogu se izdati na privremeno korištenje jedino na osnovi pisane zamolbe drugog državnog tijela i to ako se svrha zbog koje se zahtijeva izdavanje izvornika ne može postići izdavanjem preslika.

(5) O odobrenom uvidu ili korištenju arhivskog gradiva vodi se jedinstvena evidencija u pisanom obliku.

(6) Evidencija iz stavka 4. ovog članka sadrži: oznaku predmeta koji se izdaje, broj evidencije iz stavka 1. ovog članka, ime, prezime, adresa, broj osobne iskaznice osobe koja uzima gradivo na korištenje (uz naznaku institucije ukoliko se gradivo uzima za potrebe iste), vlastoručni potpis osobe koja preuzima gradivo, datum preuzimanja i rok vraćanja gradiva.

(7) Evidenciju iz stavka 4. ovog članka vodi zadužena osoba za pismohranu (arhiv), a njezin sadržaj odobrava tajnik Povjerenstva.

(8) Korištenje arhivskog gradiva može se uskratiti u slučajevima propisanim zakonom kojim se uređuje pravo na pristup informacijama.

Članak 39.

(1) Zadužena osoba za pismohranu (arhiv) krajem svake godine provjerava da li je gradivo izdano tijekom godine sukladno članku 38. st. 4. ovog Pravila vraćeno u pismohranu.

(2) Nadzor nad provjerom iz stavka 1. ovog članka obavlja tajnik Povjerenstva.

(3) Utvrdi li se da izdano gradivo nije vraćeno, tajnik Povjerenstva tražit će povrat gradiva.

(4) Korisnik gradiva dužan je bez odgode vratiti gradivo u arhiv ili tajniku Povjerenstva dati obrazloženi zahtjev da mu zaduženo gradivo treba i u sljedećoj godini.

(5) O obrazloženom zahtjevu tajnik Povjerenstva donosi odluku pisanim putem bez odgode.

Članak 40.

O čuvanju arhivskog gradiva iz članka 27. st. 2. ovog Pravilnika koje se čuva u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, brinu se ovlaštene osobe u tim jedinicama, na odgovarajući način primjenjujući odredbe članaka 38. i 39. ovih Pravila.

8. PREDAJA JAVNOG ARHIVSKOG GRADIVA NADLEŽNOM DRŽAVNOM ARHIVU ODNOSNO HRVATSKOM DRŽAVNOM ARHIVU

Priprema gradiva za predaju

Članak 41.

Javno arhivsko gradivo predaje se Hrvatskom državnom arhivu odnosno nadležnom područnom državnom arhivu sređeno, popisano, u zaokruženim cjelinama, tehnički opremljeno i označeno, i u digitalnom obliku koji je primjeren za trajno čuvanje na način i pod uvjetima određenim zakonom i podzakonskim propisima kojim se uređuju pitanja arhivskog gradiva i arhiva te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

Predaja gradiva u digitalnom obliku

Članak 42.

Arhivsko gradivo u digitalnom obliku predaje se nadležnom državnom arhivu odnosno Hrvatskom državnom arhivu u roku koji nije dulji od deset godina od njegova nastanka, na način i pod uvjetima određenim zakonom i podzakonskim propisima kojim se uređuju pitanja arhivskog gradiva i arhiva te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

Predaja gradiva u fizičkom ili analognom obliku

Članak 43.

(1) Arhivsko gradivo Povjerenstva u fizičkom ili analognom obliku predaje se Hrvatskom državnom arhivu u roku koji u pravilu ne može biti dulji od trideset godina od njegova nastanka na način i pod uvjetima određenim zakonom i podzakonskim propisima kojim se uređuju pitanja arhivskog gradiva i arhiva te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

(2) Arhivsko gradivo iz članka 2. st. 1. točaka 4., 5., 6., 7. i 9. ovih Pravila, čuva se u pismohranama jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave najduže devet mjeseci od objave konačnih rezultata izbora odnosno referenduma te se predaje nadležnom područnom državnom arhivu.

Dokumentiranje i evidentiranje predaje gradiva nadležnom državnom arhivu odnosno Hrvatskom državnom arhivu

Članak 44.

O predaji javnog arhivskog gradiva nadležnom područnom državnom arhivu odnosno Hrvatskom državnom arhivu sastavlja se zapisnik, službena bilješka ili drugi odgovarajući dokument sukladno zakonu i podzakonskim propisima kojim se uređuju pitanja arhivskog gradiva i arhiva te upravljanje dokumentarnim gradivom izvan arhiva.

IV. STRUČNO OSOBLJE NA POSLOVIMA UPRAVLJANJA DOKUMENTARNIM I ARHIVSKIM GRADIVOM

Članak 45.

Poslovi upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom povjeravaju se osobama koje su stručno osposobljene za obavljanje pojedinih poslova.

Članak 46.

(1) Povjerenstvo je dužno odrediti osobu koja obavlja stručne arhivske poslove u odnosu na dokumentarno i arhivsko gradivo i o tome obavijestiti Hrvatski državni arhiv.

(2) Ako je opseg poslova manji, može ih obavljati određeni zaposlenik uz druge poslove, zaposlenik drugog tijela ili druga stručno osposobljena osoba.

Članak 47.

(1) Zaposlenici na poslovima navedenim u članku 46. moraju imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen ispit za provjeru stručne osposobljenosti radnika na poslovima upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva sukladno pravilniku kojim se uređuju stručna arhivska zvanja i druga zvanja u arhivskoj struci te uvjeti i način njihova stjecanja.

(2) Ukoliko zaposlenik iz stavka 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, stječe pravo polaganja stručnog ispita nakon šest mjeseci radnoga iskustva na obavljanju poslova upravljanja dokumentarnim i arhivskim gradivom izvan arhiva.

V. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 48.

Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilima primjenjuje se zakon i ostali podzakonski propisi kojim se uređuje arhivsko gradivo i arhivi te rukovanje i rokovi čuvanja dokumentarnog i arhivskog gradiva.

Članak 49.

Popis dokumentarnog gradiva Povjerenstva s rokovima čuvanja primjenjuje se po dobivenom odobrenju Hrvatskog državnog arhiva i čini sastavni dio ovih Pravila.

Članak 50.

(1) Po pribavljenom odobrenju Hrvatskog državnog arhiva na ova Pravila, ista će biti objavljena u »Narodnim novinama«.

(2) Danom stupanja na snagu ovih Pravila prestaje važiti Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i registraturnog gradiva Državnog izbornog povjerenstva Republike Hrvatske i drugih tijela za provedbu izbori i referenduma, klasa: 036-02/16-02/01, urbroj: 507/11-16-11 od 16. ožujka 2016. objavljen u Narodnim novinama br. 55/16.

(3) Ova Pravila stupaju na snagu prvoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 036-01/23-01/01

Urbroj: 507-02/02-23-1

Zagreb, 3. ožujka 2023.

Predsjednik mr. sc. Radovan Dobronić, v. r.

POPIS DOKUMENTARNOG GRADIVA DRŽAVNOG IZBORNOG POVJERENSTVA REPUBLIKE HRVATSKE S ROKOVIMA ČUVANJA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 od objave konačnih rezultata lokalnog i savjetodavnog referenduma

2 od objave konačnih rezultata lokalnog i savjetodavnog referenduma

3 od objave konačnih rezultata lokalnog i savjetodavnog referenduma

4 od objave konačnih rezultata lokalnog i savjetodavnog referenduma

5 od objave konačnih rezultata lokalnog i savjetodavnog referenduma

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DOKUMENTACIJA REDOVNOG POSLOVANJA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 od dovršetka u pismohrani

2 u osobnom dosjeu

3 od dovršetka u pismohrani

4 u osobnom dosjeu

5 rukovodeća mjesta

6 ostala radna mjesta

7 rukovodeća mjesta

8 ostala radna mjesta

9 rukovodeća mjesta

10 rukovodeća mjesta

12 ostala radna mjesta

13 rukovodeća mjesta

14 ostala radna mjesta

15 u osobnom dosjeu

16 u osobnom dosjeu

17 od dovršetka postupka u pismohrani

18 u osobnom dosjeu

19 od dovršetka postupka u pismohrani

20 u osobnom dosjeu

21 od dovršetka postupka u pismohrani

22 u osobnom dosjeu

23 od dovršetka postupka u pismohrani

24 u osobnom dosjeu

25 od dovršetka postupka u pismohrani

26 u osobnom dosjeu

27 ugovori temeljem kojih se plaćaju obvezni doprinosi

28 ostali ugovori

29 ugovori temeljem kojih se plaćaju obvezni doprinosi

30 od dovršetka postupka u pismohrani

31 u osobnom dosjeu

32 od dovršetka postupka u pismohrani

33 Dokumenti o nesrećama i nepogodama koje su znatno utjecale na rad i resurse

34 Ostala dokumentacija

35 Dokumenti o nesrećama i nepogodama koje su znatno utjecale na rad i resurse

36 Ostala dokumentacija

37 Po isteku police

38 izvornik sadržan u sustavu EOJN

39 Aktivno sudjelovanje

40 ostalo

UPRAVNI POSTUPCI