MINISTARSTVO KULTURE

Na teme­lju članka 47. stavka 2. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, br. 105/97 i 64/00) ministar kulture donosi

 

PRAVILNIK O EVIDENCIJAMA U ARHIVIMA

Pročišćeni tekst

NN 90/02, 106/07

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuju se vrste i način vođe­nja evidencija u državnim arhivima (u da­lj­njem tekstu: arhivima) i drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhivâ u Republici Hrvatskoj.

Članak 2.

Pod evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala i dokumentacija koja se o gradivu vodi u arhivima teme­ljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u da­lj­njem tekstu: Zakon).

Članak 3. (NN 106/07)

Arhivi su obvezni voditi s­ljedeće evidencije:

K­njiga prim­ljenog arhivskoga gradiva (K­njiga akvizicija),

– K­njiga pohra­njenog arhivskoga gradiva (K­njiga depozita),

– Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva,

– Dosje arhivskoga fonda/zbirke,

– K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u dopunske svrhe,

– K­njiga restauriranog i konzerviranog arhivskoga gradiva,

– Evidencija stvarate­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva,

– Evidencija imate­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva te

– Evidencije o korište­nju arhivskoga gradiva.

Članak 4. (NN 106/07)

(1) Pored evidencija iz članka 3. ovoga Pravilnika, Hrvatski dr­ž­av­ni arhiv, kao središ­nji i matični arhiv Republike Hrvatske, vodi i s­ljedeće evidencije:

– Re­gistar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske,

– Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskoga gradiva u Republici Hrvatskoj,

– Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o gradivu ise­ljene Hrvatske,

– Upisnik arhivâ u Republici Hrvatskoj te

– Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima.

(2) Državni arhivi i druge osobe koji su temeljem odredbi ovoga Pravilnika dužni Hrvatskom državnom arhivu dostavljati prijedloge i podatke za upis u evidencije iz stavka 1. ovoga članka, te podatke dostavljaju u elektroničkom obliku, putem elektroničkog obrasca koji utvrdi Hrvatski državni arhiv, odnosno upisom podataka u informacijski sustav u kojem se ove evidencije vode ako im je omogućen pristup odgovarajućim funkcijama toga sustava.

Članak 5.

Arhivi izrađuju i obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva. To su: pre­gledi, vodiči, inventari fondova i zbirki, popisi i druga obavijesna pomagala:

K­njiga prim­ljenoga arhivskog gradiva (K­njiga akvizicija) i K­njiga pohra­njenoga arhivskog gradiva (K­njiga depozita)

Članak 6.

(1) K­njiga prim­ljenoga arhivskog gradiva (K­njiga akvizicija) i K­njiga pohra­njenoga arhivskog gradiva (K­njiga depozita) sadržavaju s­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa tijekom godine

2. Datum preuzima­nja

3. Naziv i adresa predavate­lja

4. Pravna osnova predaje (preuzima­nje po službenoj dužnosti, otkup, poklon, pohrana/depozit)

5. Datum, klasa i uru­džbeni broj zapisnika odnosno ugovora o primopredaji

6. Naziv stvarate­lja gradiva

7. Sadržaj gradiva

8. Vremenski raspon cjeline gradiva

9. Količina cjeline gradiva

10. Oznaka fonda ili zbirke kojima je gradivo pripojeno

11. Smještaj gradiva

12. Napomena.

(2) K­njiga akvizicija i K­njiga depzita imaju kazala stvarate­lja gradiva, predavate­lja gradiva i fondova/zbirki.

(3) Uz K­njigu akvizicija i K­njigu depozita vodi se dosje svake akvizicije koji sadržava dokumentaciju nastalu u postupku primopredaje (dopisiva­nje o primopredaji, primopredajni zapisnik odnosno ugovor, popis predanoga arhivskog gradiva, popis gradiva koje još nije predano i dr.). Za svaki dosje vodi se popis dokumenata u dosjeu koji sadržava redni broj dokumenta u dosjeu, naziv, datum i uru­džbeni broj dokumenta.

(4) Upisi u K­njigu akvizicija u K­njigu depozita ne mogu se brisati. Ako je potrebno ispraviti netočan podatak, precrta ga se tako da ostane čit­ljiv, a pored ­nje­ga upiše se ispravak. Stranice K­njige akvizicija i K­njige depozita trebaju biti numerirane, uvezane i prošivene zapečaćenom vrpcom te ovjerov­ljene potpisom ravnate­lja i pečatom arhiva.

(5) Ako se K­njiga akvizicije i K­njiga depozita vode u elek­tro­ničkom obliku, mora se osigurati autentičnost zapisa. Ispravci se provode tako da ostane sačuvan raniji podatak. Unos i ispravak podataka može obav­ljati samo za to ovlaštena osoba. Podatci o osobi koja je unijela ili ispravila podatak u K­njizi akvizicija i K­njizi depozita te o nadnevku unosa odnosno ispravka upisuju se automatski i ne mogu se naknadno mije­njati.

(6) Po završetku kalendarske godine elektronički upisi u K­nji­gu akvizicija i K­njigu depozita za tu kalendarsku godinu se ispisuju na papir, a ispisane se stranice numeriraju, uvezuju i prošivaju na način utvrđen u stavku 4. ovoga članka.

Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva

Članak 7. (NN 106/07)

(1) Opći inventar (našastar) arhivskoga gradiva (u da­lj­njem tekstu: Opći inventar) je upisnik arhivskih fondova i zbirki u arhivu. Redni broj upisa u Opći inventar je matični broj (identifikacijska oznaka) arhivskoga fonda odnosno zbirke:

(2) Opći inventar sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj fonda/zbirke

2. Klasifikacijska oznaka fonda/zbirke

3. Naziv fonda/zbirke

4. Vremenski raspon cjeline gradiva

5. Količina cjeline gradiva izražena u broju fizičkih jedinica i odgovarajućih mjernih jedinica

6. Stupa­nj sređenosti

7. Sadržaj

8. Re­gistrirana pomagala (vrsta, vremenski raspon i količina)

9. Naziv/nazivi, vrijeme djelova­nja i sjedište stvarate­lja

10. Arhivska pomagala

11. Broj godina i datum akvizicija

12. Napomena.

(3) Na upis u Opći inventar primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.

(4) U Opći inventar podatci se upisuju najkasnije u roku od 60 dana od dana preuzima­nja arhivskoga gradiva u arhiv. Svaka promjena podataka unosi se najkasnije u roku 30 dana od dana nastanka promjene.

Članak 8. (NN 106/07)

Za svaki fond ili zbirku vodi se i Dosje arhivskoga fonda/zbirke (u da­lj­njem tekstu: Dosje). Uz osnovne podatke o fondu ili zbirci iz Opće­g inventara Dosje sadržava:

– podatke o dokumentaciji o preuzima­nju u arhiv,

– podatke o sređiva­nju gradiva (opis sta­nja prije sređiva­nja, podatci o sređiva­nju i obrazlože­nje usvojenoga nacrta sređiva­nja),

– podatke o sačuvanosti gradiva (podatci i zapisnici o izlu­čiva­njima prije preuzima­nja, podatci o dijelovima gradiva koji se nalaze u drugim ustanovama, popis arhivskoga gradiva izlučenog u arhivu i obrazlože­nje),

– podatke o snima­nju, restaurira­nju i konzervira­nju gradiva,

– povijest stvarate­lja,

– povijest fonda ili zbirke te

– bibliografiju radova o stvarate­lju, arhivskome fondu/zbirci i bibliografiju radova objav­ljenih na teme­lju korište­nja gradiva.

K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe

Članak 9.

(1) K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u sigurnosne i zaštitne svrhe (u da­lj­njem tekstu: K­njiga snim­ljenoga gradiva) sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa preslike u K­njigu snim­ljenoga gradiva

2. Signatura i naziv izvornika

3. Signatura preslike

4. Cjelovitost snima­nja

5. Podloga i tehnika snima­nja

6. Vrsta preslika

7. Količina zapisa

8. Podatci o odgovornosti za izradbu preslike

9. Topografska oznaka preslike

10. Dostupnost

11. Napomena.

(2) Različite vrste preslika istoga gradiva vode se pod jedinstvenom signaturom.

(3) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snima­nja (crno-bijelo ili u boji, mikrofilmira­nje, fotografira­nje, skenira­nje), format filma (16 mm, 35 mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma (mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).

(4) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu preslike (matični ne­gativ, posredni ne­gativ, dijapozitiv i sl.) i generacija preslika (prva, druga i treća itd.).

(5) Količina analognih zapisa, mikrooblika i fotografija, iska­zuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video zapisa u traja­nju reprodukcije, a količina digitalnih zapisa uz to i u kilobajtima i broju datoteka.

(6) Podatci o odgovornosti za izradbu preslike su: prezime i ime osobe koja je izradila presliku, naziv ustanove u kojoj je preslika izrađena i Datum izradbe preslike.

(7) Na upis u K­njigu snim­ljenoga gradiva primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.

K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u dopunske svrhe

Članak 10.

(1) K­njiga arhivskoga gradiva snim­ljenog u dopunske svrhe (u da­lj­njem tekstu: K­njiga dopunskih preslika) sadržava s­ljedeće podatke o arhivskome gradivu snim­ljenom u svrhu dopune u arhivu postojećih fondova i zbirki:

1. Redni broj upisa u K­njigu dopunskih preslika

2. Država, mjesto i ustanova čije je gradivo preslikano

3. Signatura i naziv fonda/zbirke kojemu pripada preslikano gradivo

4. Signatura preslikane arhivske jedinice (izvornika)

5. Sadržaj preslike

6. Vremenski raspon gradiva

7. Podloga i tehnika snima­­nja

8. Vrsta preslike

9. Količina zapisa

10. Datum naru­­džbe

11. Podaci o nabavi (Datum, klasa i uru­­džbeni broj te iznos računa)

12. Oznaka smještaja/topografska oznaka preslike

13. Dostupnost

14. Napomena

(2) Uz podlogu (disketa, magnetno-optički disk, CD ROM, DVD i dr.) upisuje se i tehnika snima­­nja (crno-bijelo ili u boji, mikrofilmira­­nje, fotografiranje, skenira­­nje), format filma (16 mm, 35 mm i dr.) ili digitalnog zapisa (TIFF, GIF, JPEG i dr.) te oblik filma (mikrofilmski svitak, aperturna kartica, mikrofiš i dr.).

(3) Za svaku presliku upisuje se uz vrstu preslike (matični ne­gativ, posredni ne­gativ, dijapozitiv i sl.) i generacija preslika (prva, druga, treća itd.).

(4) Količina analognih zapisa, mikrooblika i fotografija, iskazuje se u broju snimaka, količina zvučnih, filmskih i video zapisa u traja­­nju reprodukcije, količina digitalnih zapisa uz to i u kilobajtima i broju datoteka, a količina kseroks kopija u broju listova ili arhivskih kutija.

(5) Na upis u K­­njigu dopunskih preslika primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

K­­njiga restauriranoga i konzerviranoga arhivskog gradiva

Članak 11.

(1) K­­njiga restauriranoga i konzerviranoga arhivskog gradiva (u da­­lj­­njem tekstu: K­­njiga restauriranoga gradiva) sadržava s­­lje­deće podatke o restauriranome i konzerviranome arhivskome gradivu te o postupcima restaurira­­nja i konzervira­­nja:

1. Redni broj upisa u K­­njigu restauriranoga gradiva

2. Imate­­lj arhivskoga gradiva (naziv/prezime i ime, adresa)

3. Signatura i naziv fonda/zbirke

4. Signatura restaurirane/konzervirane jedinice (izvornika)

5. Vrsta i podloga restauriranoga gradiva

6. Količina i dimenzije gradiva

7. Sažeti opis ošteće­­nja

8. Sažeti opis postupka restaurira­­nja/konzervira­­nja

9. Datumi preuzima­­nja gradiva u laboratorij, restaurira­­nja te povrata gradiva imate­­lju

10. Prezime i ime restauratora

11. Napomena.

(2) Dosje koji se vodi uz K­­njigu restauriranoga gradiva sadržava dokumentaciju s podrobnijim opisom ošteće­­nja i konzervatorsko-restauratorskoga postupka, zapisnik odnosno ugovor o predaji gradiva laboratoriju na konzervira­­nje ili restaurira­­nje te zapisnik o povratu gradiva imate­­lju.

(3) Imate­­lj ima pravo zatražiti od laboratorija jedan primjerak dokumentacije s opisom ošteće­­nja i konzervatorsko-restauratorskoga postupka, koju će čuvati priloženu uz gradivo.

(4) Na upis u K­­njigu restauriranoga gradiva primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

Evidencija stvarate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva

Članak 12.

(1) Evidencija stvarate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva (u da­­lj­­njem tekstu: Evidencija stvarate­­lja) sadržava s­­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa u Evidenciju stvarate­­lja

2. Datum unosa u Evidenciju stvarate­­lja

3. Matični broj

4. Naziv/prezime i ime

5. Sjedište/prebivalište

6. Adresa

7. Vrijeme djelova­­nja

8. Klasifikacija djelatnosti

9. Pravni status

10. Povijest stvarate­­lja

11. Djelatnost

12. Organizacijski ustroj

13. Kate­gorija

14. Veze (prednik, s­­ljednik, više i niže tijelo i dr.)

15. Naziv imate­­lja gradiva (naziv/prezime i ime)

16. Napomena.

(2) Stvarate­­lji se opisuju sukladno Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obite­­lji (u da­­lj­­njem tekstu: ISAAR(CPF)).

(3) Matični broj stvarate­­lja je jedinstveni matični broj što ga dodje­­ljuje nadležno tijelo uprave.

(4) Naziv stvarate­­lja je najčešće pos­­ljed­­nji službeni naziv stvarate­­lja. Ukoliko je stvarate­­lj imao više različitih službenih naziva, upisuju se i ostali službeni nazivi, s naznakom razdob­­lja. Ako je stvarate­­lj poznat i pod drugim nazivima, osim po službenim, upisuju se i takvi nazivi, sukladno ISAAR(CPF)-u.

(5) Ako je stvarate­­lj mije­­njao sjedište, upisuju se sva poznata sjedišta s naznakom razdob­­lja u kojemu je pojedino mjesto bilo sjedište stvarate­­lja.

(6) Pravni status stvarate­­lja određuje stvarate­­lja kao pravnu osobu, fizičku osobu ili obite­­lj, a pravne osobe i kao vrstu pravnog subjekta (tijelo državne uprave, javna ustanova, trgovačko društvo i dr.).

(7) Prednik je pravna ili fizička osoba koja je obav­­ljala djelatnost ili znatan dio djelatnosti stvarate­­lja prije ne­go je stvarate­­lj počeo obav­­ljati tu djelatnost. S­­ljednik je pravna ili fizička osoba koja je tu djelatnost obav­­ljala ili je obav­­lja nakon što ju je stvarate­­lj prestao obav­­ljati.

(8) Evidencija stvarate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva vodi se za sve stvarate­­lje javnoga te za one stvarate­­lje privatnoga arhivskog gradiva za koje se procijeni da ­­njihovim djelova­­njem nastaje arhivsko gradivo trajne vrijednosti.

(9) Na upis u Evidenciju stvarate­­lja primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

Evidencija imate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva

Članak 13.

(1) Evidencija imate­­lja arhivskoga gradiva na području nadležnosti arhiva (u da­­lj­­njem tekstu: Evidencija imate­­lja) sadržava s­­ljedeće podatke:

1. Redni broj upisa imatelja u Evidenciju imate­­lja

2. Datum, klasa i uru­­džbeni broj isprave o unosu i brisa­­nju imate­­lja iz Evidencije imate­­lja

3. matični broj

4. Naziv/prezime i ime

5. Sjedište/prebivalište

6. Adresa

7. Prezime i ime osobe odgovorne za gradivo

8. Naziv/prezime i ime stvarate­­lja

9. Napomene.

(2) U evidenciju se unose i redni brojevi upisa u Evidenciju stvarate­­lja i nazivi svih stvarate­­lja čije se gradivo nalazi u posjedu imate­­lja te nadnevci i klase svih popisa gradiva u posjedu imate­­lja.

(3) Za stvarate­­lje i imate­­lje u nadležnosti arhiva vode se dosjei. Ako se ista pravna ili fizička osoba vodi i u Evidenciji stvarate­­lja i u Evidenciji imate­­lja arhivskoga gradiva izvan arhiva, vodi se jedan dosje.

(4) Dosje sadržava dokumentaciju o upisu u evidenciju, obrazlože­­nje kate­gorizacije stvarate­­lja, podatke o nadzornim obilascima i izrečenim mjerama zaštite, popisima i rokovima čuva­­nja, provedenom izlučiva­­nju gradiva te popise gradiva, kao i podatke o primopredajama.

(5) Na upis u Evidenciju imate­­lja primje­­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.–6. ovoga Pravilnika.

Evidencije o korište­­nju arhivskoga gradiva

Članak 14.

(1) U arhivima se vode s­­ljedeće evidencije o korište­­nju arhiv­­skoga gradiva:

(2) Evidencija korisnika sa s­­ljedećim podatcima:

1. Identifikacijski broj

2. Redni broj prijave u tekućoj godini

3. Prezime i ime

5. Adresa stalnoga i privremenoga boravka

6. Datum i mjesto rođe­­nja

7. Zva­­nje, zanima­­nje i ustanova zaposle­­nja.

(3) Prijavnice za korište­­nje gradiva za s­­ljedećim podatcima:

1. Redni broj prijave u tekućoj godini

2. Identifikacijski broj korisnika

3. Prezime i ime korisnika

4. Tema ili područje istraživa­­nja

5. Fondovi i zbirke koje korisnik namjerava koristiti

6. Svrha korište­­nja

7. Podaci o odobre­­nju korište­­nja (prezime i ime osobe koja je odobrila korište­­nje i datum odobre­­nja)

8. Obveze korisnika prema arhivu.

(4) Zahtjevnice za korište­­nje gradiva sa s­­ljedećim podatcima:

1. Redni broj prijave u evidenciji korisnika

2. Prezime i ime korisnika

3. Broj i datum zahtjeva

4. Oblik korište­­nja (korište­­nje izvornika ili kopije; naru­­džba za snima­­nje gradiva)

5. Podatci o naručenome gradivu (signatura i naziv fonda/zbirke; signatura i naziv naručene arhivske jedinice)

(5) Dnevnik čitaonice sa s­­ljedećim podatcima:

1. Identifikacijski broj korisnika

2. Prezime i ime korisnika

3. Datum posjeta

4. Vrijeme ulaska i izlaska

5. Napomena.

(6) Evidencija korištenoga gradiva sa s­­ljedećim podatcima:

1. Identifikacijski broj korisnika

2. Prezime i ime korisnika

3. Broj i datum zahtjeva

4. Datum/vrijeme korište­­nja

5. Signatura i naziv korištenoga gradiva

6. Kopira­­nje gradiva (signatura i naziv izvornika te količina izrađenih preslika)

7. Napomena.

Re­gistar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske

Članak 15.

(1) Re­gistar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske (u da­­lj­­njem tekstu: Re­gistar fondova) središ­­nja je evidencija arhiv­skoga gradiva na području Republike Hrvatske. Re­gistar fondova za Republiku Hrvatsku vodi Hrvatski državni arhiv.

(2) Arhivski fondovi i zbirke u Re­gistru fondova opisuju se sukladno članku 7. ovoga Pravilnika. Upis u Re­gistar fondova također sadržava i naziv i adresu imate­lja, bibliografiju radova objav­ljenoga gradiva i radova objav­ljenih na teme­lju korište­nja fonda ili zbirke, valorizaciju gradiva te podatak o postoja­nju sigurnosnih preslika gradiva. U Re­gistar fondova se mogu unijeti i drugi podatci iz Dosjea.

(3) O izmjenama i dopunama podataka obvezni su obavijestiti Hrvatski državni arhiv jednom godiš­nje. 

(4) Na vođe­nje Re­gistra fondova primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj

Članak 16.

(1) Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj (u da­lj­njem tekstu: Upisnik) sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa u Upisnik

2. Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o upisu u Upisnik

3. Podatci o imate­lju (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj pravne osobe)

4. Podatci o vlasniku (prezime i ime/naziv, prebivalište/sjedište, matični broj pravne osobe)

5. Podatci o fondovima i zbirkama (naziv, vrijeme nastanka, količina, sadržaj, osnovni podatci o stvarate­lju – naziv, sjedište, vrijeme djelova­nja, djelatnost)

6. Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o proglaše­nju gradiva kulturnim dobrom.

7. Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o brisa­nju iz Upisnika

8. Napomene.

(2) Uz Upisnik se vodi dosje koji sadržava dokumentaciju o upisu, brisa­nju iz upisa i drugim promjenama te popise i drugu dokumentaciju u svezi s gradivom upisanog imate­lja.

(3) Državni arhivi obvezni su, u roku od godine dana od stupa­nja na snagu ovoga Pravilnika, Hrvatskome državnom arhivu dati prijedlog imate­lja arhivskoga gradiva u privatnome vlasništvu s području ­njihove nadležnosti.

(4) Državni arhivi obvezni su Hrvatskome državnom arhivu dostav­ljati sve izmjene podataka iz stavka 1. ovoga članka o vlasnicima i imate­ljima privatnoga arhivskog gradiva upisanim u ovaj Upisnik, s područja svoje nadležnosti.

(5) Vlasnici arhivskoga gradiva upisani u Upisnik vlasnika i imate­lja privatnoga arhivskog gradiva u Republici Hrvatskoj obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu, najkasnije tri mjeseca po primitku rješe­nja o upisu, podatke iz stavka 2. ovoga članka o fondovima i zbirkama koji se nalaze u ­njihovu posjedu.

(6) Na vođe­nje Upisnika primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4.-6. ovoga Pravilnika.

Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemstvu i o gradivu ise­ljene Hrvatske

Članak 17.

(1) Evidencija o arhivskome gradivu od znače­nja za Repub­liku Hrvatsku u inozemnim arhivima i o gradivu ise­ljene Hrvat­ske sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa

2. Podatci o imate­lju (naziv/prezime i ime)

3. Signatura i naziv fonda ili zbirke kojemu pripada evidentirano gradivo

4. Sadržaj evidentiranoga gradiva

5. Vrijeme nastanka evidentiranoga gradiva

6. Količina evidentiranoga gradiva

7. Prezime i ime osobe koja je obavila evidentira­nje

8. Vrijeme evidentira­nja gradiva

9. Dostupnost

10. Postoja­nje preslika gradiva

11. Napomena.

(2) Uz Evidenciju o arhivskome gradivu od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima i o gradivu ise­ljene Hrvatske vode se dosjei ustrojeni po državama, gradovima i ustanovama u kojima je gradivo evidentirano.

(3) Dosje sadržava:

– popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala iz stranih arhiva za fondove i zbirke kojima pripada evidentirano gradivo,

– popise, inventare, vodiče i druga obavijesna pomagala nastala kao rezultat evidentira­nja takvoga gradiva,

– popise preslika takvoga gradiva koji su pribav­ljeni radi nadopune gradiva u arhivima i radi istraživačkih potreba te

– izvješća o evidentira­nju i drugu dokumentaciju nastalu tijekom evidentira­nja.

Članak 18.

(1) Arhivi i druge javnopravne osobe koje su evidentirale arhivsko gradivo od znače­nja za Republiku Hrvatsku u inozemnim arhivima sredstvima iz državnoga proračuna, obvezne su po završetku evidentira­nja dostaviti Hrvatskome državnom arhivu presliku popisa evidentiranoga gradiva,  preslik popisa kopiranoga gradiva i druga obavijesna pomagala izrađena ili pribav­ljena tijekom evidentira­nja.

(2) Hrvatski državni arhiv obvezan je omogućiti pristup evidentiranim podatcima i drugim istraživačima isk­ljučivo uz suglasnost arhiva ili druge javnopravne osobe čiji su djelatnici gradivo evidentirali.

(3) Hrvatski državni arhiv svake godine objav­ljuje popis dokumentacije o arhivskome gradivu evidentiranom u stranim arhivima u prethodnoj godini.

Članak 19. (NN 106/07)

Brisan.

Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj

Članak 20. (NN 106/07)

(1) U Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj (u da­lj­njem tekstu: Upisnik) upisuju se arhivi u smislu članka 49. Zakona o arhiv­skome gradivu i arhivima.

(2) Upis u Upisnik provodi se na temelju odluke ili drugog akta o osnivanju, statuta arhiva ili pravne osobe u čijem sastavu arhiv djeluje ili drugog dokaza da arhiv djeluje kao pravna osoba ili ustrojbena jedinica koja obavlja djelatnost arhiva.

(3) Upisnik sadržava s­ljedeće podatke:

1. Broj i datum upisa

2. Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o upisu u Upisnik

3. Naziv arhiva

4. Matični broj arhiva

5. Datum osnutka arhiva

6. Naziv osnivača

7. Sjedište i adresa arhiva

8. Pravni položaj arhiva

9. Nadležnost i područje djelova­nja

10. Prezime i ime odgovorne osobe

11. Datum, klasa i uru­džbeni broj rješe­nja o brisa­nju iz Upisnika

12. Napomene.

(4) Uz Upisnik vodi se dosje arhiva koji sadržava dokumentaciju o upisu, o brisa­nju iz Upisnika i drugim promjenama te popis fondova i zbirki u posjedu arhiva (Re­gistar fondova).

(5) Na vođe­nje Upisnika primje­njuju se odredbe članka 6., stavaka 4. i 5. ovoga Pravilnika.

Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima

Članak 21.

(1) Evidencija osoba zaposlenih u državnim arhivima sadržava s­ljedeće podatke:

1. Redni broj i datum upisa

2. Prezime i ime

3. Datum i mjesto rođe­nja

4. Adresa stanova­nja

5. Naziv i adresa ustanove zaposle­nja

6. Radno mjesto

7. Datum zasniva­nja radnog odnosa

8. Podatci o ranijem zaposle­nju

9. Podatci o školova­nju

10. Naziv i datum stjeca­nja stručnog zva­nja

11. Naziv i datum stjeca­nja znanstvenog zna­nja

12. Godina polaga­nja stručnog ispita

13. Zna­nje stranih jezika

14. Podatci o stručnom usavršava­nju

15. Članstvo u stručnim društvima, udrugama i sl.

17. Bibliografija objav­ljenih radova.

(2) O promjeni podataka o svojim zaposlenicima arhivi su dužni obavijestiti Hrvatski državni arhiv u roku od 30 dana od dana svake promjene.

Opis arhivskoga gradiva

Članak 22.

(1) Arhivsko gradivo se opisuje sukladno Općoj međunarod­noj normi za upis arhivskoga gradiva (u da­lj­njem tekstu: ISAD/G)) te sukladno Međunarodnoj normi arhivističkoga normiranoga zapisa za pravne i fizičke osobe te obite­lji (u da­lj­njem tekstu ISAAR(CPF)) za opis povijesti stvarate­lja gradiva. Pri opisu arhiv­skoga gradiva koriste se i upute, pravilnici i smjernice koje donosi Hrvatski državni arhiv.

(2) Ovisno o razini i intenzitetu opisa razlikuju se s­ljedeća obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga gradiva: pre­gledi arhivskih fondova i zbirki, arhivski vodiči, inventari, re­gesta, popisi, kazala i dr.

(3) Izbor vrste pomagala, razine i sadržaja opisa ovisi o vrsti arhivskoga gradiva i procjeni potrebe za određenim pomagalom.

(4) Obavijesna pomagala se mogu izrađivati i objav­ljivati na klasičnom mediju ili u elektroničkom obliku.

(5) Pre­gled arhivskih fondova i zbirki sadržava opće podatke o svim arhivskim fondovima i zbirkama jedne zem­lje.

(6) Arhivski vodič je opis svih fondova i zbirki jednoga arhiva. U uvodnome dijelu sadržava i historijat arhiva, podatke o korište­nju gradiva i bibliografiju. Tematski arhivski vodič je popis arhivskih jedinica koje sadržavaju gradivo značajno za određenu temu, neko područje ili vremensko razdob­lje.

(7) Arhivski inventar/našastar je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili zbirke koji omogućuje pretraživa­nje, pronalaže­nje i razumijeva­nje sadržaja i konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaže­­nje pripadajućih tehničkih jedinica.

Inventar sadržava:

– opis arhivskih jedinica odnosno identifikaciju i prikaz konteksta i sadržaja kroz mogućih 26 elemenata opisa grupiranih u 7 područja (identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korište­­nje, dopunski izvori, napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka (signatura), naziv opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina opisa i naziv stvarate­­lja obvezni su elementi opisa,

– popis arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica te

– predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno kazalo.

(8) Arhivski inventar može biti sumarni ili analitički. Sumarni arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. Analitički arhivski inventar sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i jedinica viših razina, a može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te popis pripadajućih tehničkih jedinica.

(9) Re­gesta opisuje pojedinačni dokument s naznakom vremena i mjesta nastanka, sadržaja te va­­njskih karakteristika dokumenta.

(10) Arhivski popis, bez obzira na razinu opisa, obvezno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme nastanka i količinu popisne jedinice.

Članak 23. (NN 106/07)

(1) Signatura/oznaka opisne jedinice sastoji se od: oznake države, oznake arhivâ, matičnog (identifikacijskog) broja fonda ili zbirke te oznake opisne jedinice.

(2) Oznaka za državu Hrvatsku je HR.

(3) Oznake za arhive su:

Hrvatski državni arhiv – HDA,

Državni arhiv u Bjelovaru – DABJ,

Državni arhiv u Dubrovniku – DADU,

Državni arhiv u Gospiću – DAGS,

Državni arhiv u Karlovcu – DAKA,

Državni arhiv Međimurja – DAM,

Državni arhiv u Osijeku – DAOS,

Državni arhiv u Pazinu – DAPA,

Državni arhiv u Rijeci – DARI,

Državni arhiv u Sisku – DASK,

Državni arhiv u Slavonskome Brodu – DASB,

Državni arhiv u Splitu – DAST,

Državni arhiv u Šibeniku – DAŠI,

Državni arhiv u Varaždinu – DAVŽ,

Državni arhiv u Vukovaru – DAVU,

Državni arhiv u Zadru – DAZD,

Državni arhiv u Zagrebu – DAZG,

Arhiv Hrvatske akademije znanosti i umjetnosti – AHAZU,

Hrvatski memorijalno-dokumentacijski centar Domovinskog rata – HMDCDR.

Članak 24.

(1) Evidencije iz ovoga Pravilnika koje se vode u elek­troni­č­kom obliku moraju biti zaštićene od neovlaštenog unosa, brisa­­nja, izmjene, pristupa i upotrebe podataka autorizacijom pristupa, evidentira­­njem odgovornosti za unos i promjenu podataka i redovitim sigurnosnim kopira­­njem.

(2) Arhiv ili druga ustanova koja vodi evidencije iz ovoga Pravilnika u elektroničkom obliku obvezna je donijeti pisani akt u kojem će utvrditi plan i metodologiju dugoročne zaštite podataka.

(3) Akt iz stavka 2. ovoga članka treba sadržavati opis tehnologije u izradbi evidencija, opis primije­­njenih standarda, formata podataka te plan i opis postupaka kopira­­nja, konverzije, refor­matira­­nja i migracije podataka koji se predviđaju.

(4) Jedna kopija akta iz prethodnoga stavka dostav­­lja se Hrvatskome državnom arhivu.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 25.

(1) Državni arhivi i drugi arhivi upisani u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj, za područje svoje nadležnosti obvezni su dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 15. stav­ka 2. ovoga Pravilnika u roku od šest mjeseci od dana stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika.

(2) Državni arhivi će u roku od 90 dana od stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika Hrvatskome državnom arhivu dostaviti prijedlog o upisu u Upisnik iz članka 20. ovoga Pravilnika.

(3) Državni arhivi obvezni su u roku od 6 mjeseci od stupa­­nja na snagu ovoga Pravilnika dostaviti Hrvatskome državnom arhivu podatke iz članka 21. stavka 1. ovoga Pravilnika.

Članak 26.

Stupa­­njem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Uputstvo o vođe­­nju evidencije u arhivima (»Narodne novine« 7/63) i Uputstvo o vođe­­nju evidencije arhiva i zbirki arhivske građe (»Narodne novine« 12/67).

Članak 27.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-03-3/6-02-01/34

Urbroj: 532-03-3/6-02-01

Zagreb, 12. srp­­nja 2002.

Prijelazne i završne odredbe iz NN 106/07

Članak 8.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/07-01/0045

Urbroj: 532-10-01/4-07-01

Zagreb, 10. listopada 2007.