Objavljeno u NN 90/02 od 26.07.2002.:

 

MINISTARSTVO KULTURE

Na teme­lju članka 15. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine«, 105/97 i 64/00), ministar kulture donosi

 

PRAVILNIK O PREDAJI ARHIVSKOGA GRADIVA ARHIVIMA

 I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim Pravilnikom utvrđuje se način i postupak predaje javnoga i privatnoga arhivskog gradiva arhivima.

Članak 2.

Imate­lji javnoga arhivskog gradiva predaju gradivo nadležnome arhivu u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (u da­lj­njem tekstu: Zakon).

Članak 3.

Arhivi mogu preuzeti i privatno arhivsko gradivo od pravnih i fizičkih osoba ako im one takvo gradivo daruju, daju na pohranu (depozit) ili ponude na otkup.

II. PREDAJA JAVNOGA ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 4.

Predaja javnoga arhivskog gradiva nadležnom arhivu provodi se na način i u rokovima propisanim Zakonom.

Članak 5.

Stvarate­lji i imate­lji javnoga arhivskog gradiva (u da­lj­njem tekstu: javnopravne osobe) kao i pravne i fizičke osobe koje posjeduju javno arhivsko gradivo obvezne su arhivsko gradivo, nakon provedenoga odabira­nja i izlučiva­nja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički oprem­ljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdob­lje.

Članak 6.

(1) Izvornik je svaki prvotni zapis bez obzira na podlogu i vrstu zapisa, a koji ima oznake pravne va­ljanosti.

(2) Javnopravne osobe pri predaji arhivskoga gradiva arhivu ne mogu izvornike nadomjestiti preslicima.

(3) Elektronički zapisi se predaju u obliku i na nosaču koji dogovore nadležni arhiv i predavate­lj, zajedno s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za čita­nje i razumijeva­nje zapisa, tako da su kompatibilni s postojećom informacijskom tehnologijom i da sačuvaju izvornu razinu sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti.

(4) Prije preuzima­nja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan je predavate­lju dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojemu će se elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuva­nja sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa.

Članak 7.

Sređenim se smatra ono arhivsko gradivo u kojem se pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživa­nja zapisa nastale u procesu poslova­nja nalaze u sklopu arhivskoga gradiva na mjestu određenom načinom uprav­lja­nja spisa te ­njihova odlaga­nja.

Članak 8.

Popisanim se smatra ono arhivsko gradivo za koje je javnopravna osoba, nakon odabira­nja gradiva izradila popis koji sadržava:

1. Naziv stvarate­lja gradiva

2. Vrijeme nastanka gradiva obuhvaćenog popisom

3. Ukupna količina gradiva

4. Ime i prezime osobe koja je izradila popis

5. Datum popisa.

Za svaku jedinicu popisa navodi se barem:

1. Redni broj

2. Naziv, odnosno sadržaj

3. Vrijeme nastanka

4. Količina.

Članak 9.

(1) Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko gradivo nastalo radom javnopravne osobe u vremenskom razdob­lju za koje se predaje arhivu.

(2) Arhivsko gradivo sadržava također:

– uredske k­njige i druge evidencije o gradivu,

– zapise koji sadržavaju osobne podatke kao i zapise ozna­če­ne kao tajne, bez obzira na vrstu i stupa­nj tajnosti te

– tiskano ili na drugi način umnoženo arhivsko gradivo, nastalo za potrebe obavješćiva­nja, kao što su interne publikacije i časopisi, tiskani planovi i poslovne vijesti, tiskani zapisnici sjednica i druge tiskovine (plakati, letci, prospekti, upute, programi, pozivi itd.).

Članak 10.

(1) Tehnički oprem­ljenim smatra se ono arhivsko gradivo kod koje­ga su:

– osnovne jedinice udruživa­nja spisa uložene u papirnate ovitke (»košu­ljice«), mape i drugu zaštitnu opremu, te u tehničke jedinice (arhivske kutije ili drugu odgovarajuću opremu);

– filmske i mikrofilmske vrpce oprem­ljene odgovarajućim kalemima i kutijama;

 – ostali mediji smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu.

(2) Arhivsko gradivo ne smije biti spojeno metalnim spojnicima ili drugim metalnim predmetima te ne smije biti uloženo u plastične omote.

Članak 11.

Označenim gradivom smatra se ono arhivsko gradivo čije tehničke jedinice imaju natpise koji sadržavaju:

– naziv javnopravne osobe, a po potrebi i naziv organizacijske jedinice čijim je djelova­njem nastalo arhivsko gradivo,

– redni broj tehničke jedinice u popisu

– oznake jedinica gradiva/sadržaj, te

– vremenski raspon gradiva u tehničkoj jedinici.

Članak 12.

(1) O predaji arhivskoga gradiva arhivu sastav­lja se primopredajni zapisnik koji sadržava s­ljedeće podatke:

– datum i mjesto primopredaje,

– naziv javnopravne osobe koja predaje arhivsko gradivo, te ime i prezime odgovorne osobe,

– naziv arhiva koji preuzima arhivsko gradivo te ime i prezime odgovorne osobe,

– imena i prezimena osoba koje su obavile primopredaju,

– zakonsku osnovu primopredaje,

– naziv, sjedište i vrijeme djelova­nja stvarate­lja gradiva koje se predaje (ako se predaje gradivo nastalo djelova­njem više stvarate­lja navode se podatci za svakoga stvarate­lja pojedinačno),

– naziv odnosno sadržaj arhivskoga gradiva,

– vrijeme nastanka arhivskoga gradiva koje se predaje,

– količinu gradiva koje se predaje, izraženu u broju tehničkih jedinica (omota, mapa, kutija, svež­njeva, k­njiga, kolutova i dr.), u dužnim metrima ili drugoj odgovarajućoj mjernoj jedinici,

– napomenu o sačuvanosti i cjelovitosti gradiva i objaš­nje­nje što ga o tome daje predavate­lj, te

– napomenu o uvjetima korištenja gradiva.

(2) Obvezatni sastavni dijelovi zapisnika su također:

– popis preuzetoga arhivskoga gradiva, te

– popis arhivskog gradiva koje je privremeno ostalo kod imate­lja i rok do koje­ga će biti predano arhivu.

(3) Zapisnik se izrađuje u pet primjeraka, od kojih dva zadržava predavate­lj, dva arhiv, a jedan se primjerak dostav­lja Hrvatskome državnom arhivu.

Članak 13.

Arhiv mora čuvati tajnost povjer­ljivih podataka sadržanih u arhivskome gradivu što ga je preuzeo. Gradivo koje sadržava osobne podatke, kao i gradivo za koje je utvrđen stupa­nj tajnosti, mora se u popisu posebno označiti te navesti rok dostupnosti jav­nosti.

Članak 14.

Troškove predaje, uk­ljučujući prijevoz odnosno dostavu arhivu, troškove sređiva­nja i izradbe popisa te tehničkog oprema­nja gradiva, ako nije ranije provedeno, snosi predavate­lj gradiva.

Članak 15.

Odredbe ovoga Pravilnika primje­njuju se i u slučaju stečaja ili likvidacije javnopravne osobe kada nije poznat ili ne postoji pravni s­ljednik. Pravna osoba koja provodi stečaj odnosno izvodi statusnu promjenu javnopravne osobe mora prije početka postupka o tome obavijestiti nadležni arhiv i pobrinuti se za odabira­nje i predaju arhivskoga gradiva arhivu u skladu sa Zakonom i Pravilnikom o vrednova­nju arhivskoga gradiva.

III. PREUZIMANJE PRIVATNOG ARHIVSKOG GRADIVA

Članak 16.

Arhivi preuzimaju privatno arhivsko gradivo od pravnih i fizičkih osoba na teme­lju darova­nja, kupoprodaje ili pohrane.

Članak 17.

(1) Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv teme­ljem pisane isprave (ugovora, razmjene pisama ili oporuke) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka.

(2) Ugovor može biti darovni, kupoprodajni ili ugovor o pohrani. Bez obzira na vrstu, svaki ugovor obvezatno sadržava i:

– navod o vrsti ugovora,

– naziv, odnosno ime i prezime, matični broj pravne osobe i adrese ugovornih strana (za pravnu osobu uz naziv se navodi i ime odgovorne osobe ili opunomoćenog predstavnika),

– predmet ugovora (naziv odnosno naznaka sadržaja gradiva, vrsta, količina i vrijeme nastanka gradiva),

– navod o vlasništvu nad arhivskim gradivom koje je predmet ugovora,

– navod o autorskim pravima ili drugim pravima i ograniče­njima koja se odnose na korište­nje i raspolaga­nje gradivom koje je predmet ugovora,

– naziv i sjedište arhiva u kojemu će se gradivo čuvati,

– navod o uvjetima i rokovima dostupnosti i korište­nja gradiva,

– međusobne obveze ugovornih strana te prema trećim stranama,

– datum i potpise.

(3) Obvezatan sastavni dio ugovora jest popis preuzetoga arhivskog gradiva s naznakom sadržaja, razdob­lja nastanka i količine gradiva.

(4) Ugovor o darova­nju, kupoprodaji ili pohrani sastav­lja se u četiri primjerka, od kojih jedan ostaje kod predavate­lja, dva u arhivu, a jedan se dostav­lja Hrvatskome državnom arhivu.

Članak 18.

Darovni i kupoprodajni ugovor sadržavaju i navod o prijenosu gradiva u vlasništvo arhiva. U kupoprodajnom ugovoru se utvrđuje i cijena gradiva koje je predmet ugovora te način plaća­nja.

Članak 19.

(1) Vlasnik koji je gradivo pohranio u arhivu zadržava prava koja proizlaze iz vlasništva, ako ugovorom o pohrani nije drugačije određeno.

(2) U ugovoru o pohrani, osim podataka iz članka 17. stavka 2. ovoga Pravilnika navode se i: možebitna ograniče­nja u svezi s raspolaga­njem i korište­njem gradiva te datum možebitne obnove ili produ­lje­nja ugovora.

Članak 20.

Ako neki arhiv iz bilo koje­g razloga odbije preuzeti privatno arhivsko gradivo koje mu pravna ili fizička osoba ponudi na dar ili u pohranu, obvezan je o tome obavijestiti Hrvatski državni arhiv u roku od 15 dana od dana kada mu je gradivo ponuđeno.

Članak 21.

(1) Arhivi imaju pravo prvokupa arhivskoga gradiva u privatnome vlasništvu, sukladno odredbama članka 36. Zakona.

(2) Vlasnici privatnog arhivskoga gradiva koji žele prodati svoje gradivo, obvezni su ga najprije ponuditi nadležnom arhivu na čijem području imaju svoje sjedište odnosno prebivalište ili Hrvatskome državnom arhivu.

(3) Obavijest o ponudi sadržava: ime, prezime i adresu vlasnika gradiva, popis gradiva i cijenu uz koju je arhivsko gradivo ponuđeno.

(4) Ako nadležni arhiv ne želi koristiti svoje pravo prvokupa, obvezan je u roku od 30 dana nakon prijema ponude obavijestiti o tome Hrvatski državni arhiv, koji se u roku od narednih 30 dana mora očitovati o ponudi.

Članak 22.

Osobama koje pronađu ili obavijeste arhiv o postoja­nju gradiva koje nije zaštićeno ili mu je vlasnik nepoznat, te osobama koje spriječe uništava­nje ili oštećiva­nje takvoga gradiva nadležni arhiv može isplatiti primjerenu naknadu.

IV. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 23.

Stupa­njem na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Uputstvo o predaji arhivske građe arhivima (»Narodne novine«, 33/87).

Članak 24.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 612-06/02-01-36 Urbroj: 532-03-3/6-02-01 Zagreb, 12. srp­nja 2002.

Ministar kulture dr. sc. Antun Vujić, v. r.