NN 33/2024 (20.3.2024.), Obvezatne upute broj EP II o zaštiti osobnih podataka
DRŽAVNO IZBORNO POVJERENSTVO REPUBLIKE HRVATSKE
533
Na osnovi članka 29. točke 3. Zakona o izboru članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske (»Narodne novine« br. 92/10, 23/13 i 143/13, dalje: Zakon) Državno izborno povjerenstvo Republike Hrvatske (dalje: Državno izborno povjerenstvo) na sjednici održanoj 18. ožujka 2024. donijelo je
OBVEZATNE UPUTE BROJ EP II
O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA
1. UVODNO
1.1. Na postupak obrade osobnih podataka osoba koje sudjeluju u postupku izbora članova u Europski parlament iz Republike Hrvatske (dalje: izbori) (dalje: osobni podaci) na odgovarajući način primjenjuju se odredbe posebnih propisa kojima se uređuje zaštita osobnih podataka.
2. VODITELJ OBRADE OSOBNIH PODATAKA
2.1. Voditelji obrade osobnih podataka su izborna povjerenstva koja su u skladu s odredbama Zakona, nadležna za poduzimanje određene izborne radnje.
2.2. Voditelji obrade osobnih podataka u pogledu podnošenja prijedloga kandidacijske liste su politička stranka ili političke stranke iz članka 14. Zakona te u pogledu podnošenja prijedloga kandidacijske liste i prikupljanja potpisa birača nositelj kandidacijske liste grupe birača ili birač-potpisnik prijedloga kandidacijske liste grupe birača iz članka 15. Zakona.
2.3. Voditelj obrade osobnih podataka članova biračkih odbora su nadležna izborna povjerenstva koja ih imenuju i političke stranke koje određuju članove biračkog odbora sukladno odredbama Zakona.
2.4. Voditelj obrade osobnih podataka promatrača su ovlašteni predlagatelji promatrača iz Obvezatnih uputa Državnog izbornog povjerenstva broj EP VIII o pravima i dužnostima promatrača te nadležna izborna povjerenstva.
2.5. Voditelj obrade osobnih podataka članova Etičkog povjerenstva su političke stranke zastupljene u Hrvatskome saboru i Ustavni sud Republike Hrvatske u pogledu njihovog imenovanja te Državno izborno povjerenstvo u pogledu isplate naknade za rad u Etičkom povjerenstvu.
2.6. Kontakt podaci voditelja obrade objavljuju se na mrežnim stranicama Državnog izbornog povjerenstva za nadležna izborna povjerenstva, dok političke stranke, nositelj kandidacijske liste grupe birača, birač-potpisnik prijedloga kandidacijske liste grupe birača kao i ovlašteni predlagatelji promatrača objavljuju kontakt podatke na drugi primjereni način.
2.7. Voditelji obrade mogu obradu osobnih podataka povjeriti izvršitelju obrade poštujući zahtjeve propisa o zaštiti podataka.
3. SVRHA I OBRADA OSOBNIH PODATAKA
3.1. Obrađuju se samo oni osobni podaci koji su nužni za provedbu pojedinih izbornih radnji.
3.2. Osoba čiji se osobni podaci obrađuju mora biti upoznata o svrsi obrade osobnih podataka.
3.3. Pri provođenju izbora obrađuju se osobni podaci
– članova izbornih tijela radi njihova imenovanja i isplate naknade za rad na izborima
– kandidata, birača, osoba koje prikupljaju potpise birača radi kandidiranja, kontakt osoba naznačenih na prijedlogu kandidacijske liste radi daljnje obrade radi provedbe izbora
– promatrača radi promatranja izbornog postupka
– osoba ovlaštenih za unošenje podataka u aplikacije izbornih sustava radi pristupa i rada u aplikacijama
– članova Etičkog povjerenstva radi njihova imenovanja i isplate naknade za rad u Etičkom povjerenstvu
– trećih osoba – stranaka ugovora s kojima voditelji obrade iz točke 2.1. ovih Obvezatnih uputa sklapaju ugovore radi provedbe popratnih radnji vezanih uz izbore ili koje je voditelj obrade iz točke 2.1. ovih Obvezatnih uputa odredio u stručne timove radi provedbe popratnih radnji vezanih uz izbore.
4. VRSTE OSOBNIH PODATAKA KOJI SE OBRAĐUJU
4.1. Pri provođenju izbora obrađuju se sljedeći osobni podaci:
– osobni podaci članova izbornih tijela: ime i prezime, adresa prebivališta ili boravišta, osobni identifikacijski broj (OIB), kontakt podaci, podatak o bankovnom računu, podatak o mirovinskom osiguranju i potpis
– osobni podaci kandidata: ime i prezime, adresa prebivališta, datum rođenja, osobni identifikacijski broj (OIB), spol i potpis, a za državljane drugih država članica Europske unije i državljanstvo, mjesto rođenja, posljednja adresa u matičnoj državi članici, mjesto ili izborna jedinica u matičnoj državi članici na kojem biračkom popisu je njegovo ime posljednje stavljeno – gdje je to primjenjivo te podatak da li je lišen prava na kandidiranje u matičnoj državi
– osobni podaci birača – predlagatelja kandidacijske liste grupe birača: ime i prezime, adresa prebivališta, osobni identifikacijski broj (OIB) i potpis
– osobni podaci osoba koje prikupljaju potpise birača: ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB) i potpis
– osobni podaci kontakt osobe naznačene na prijedlogu kandidacijske liste: ime i prezime, osobni identifikacijski broj OIB, adresa prebivališta i kontakt podaci
– osobni podaci promatrača: ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), broj putovnice ili broj i mjesto izdavanja identifikacijske isprave promatrača i podaci o podnositelju zahtjeva za promatranje izbora
– osobni podaci osoba ovlaštenih za unos u aplikacije radi pristupa i rada u aplikacijama: ime i prezime, osobni identifikacijski broj (OIB), adresa elektroničke pošte i drugi kontakt podaci
– osobni podaci trećih osoba koji su nužni za izvršavanje ugovora između te treće osobe i voditelja obrade iz točke 2.1. ovih Obvezatnih uputa, odnosno koji su nužni za izvršenje zadaće i plaćanje naknade članovima stručnih timova određenih radi provedbe popratnih radnji vezanih uz izbore.
4.2. Voditelj obrade može tražiti i obrađivati i druge podatke ako su isti potrebni za izvršavanje zakonskih obveza voditelja obrade.
4.3. U obrascima koji su propisani drugim obvezatnim uputama za izbore bit će podrobnije naznačeni traženi osobni podaci za pojedine svrhe.
5. PROVJERA TOČNOSTI OSOBNIH PODATAKA PUTEM NADLEŽNIH TIJELA
5.1. Radi provjere točnosti osobnih podataka iz točke 4. ovih Obvezatnih uputa, na zahtjev nadležnog izbornog povjerenstva, dostavit će i/ili omogućiti preuzimanje:
– ministarstvo nadležno za registar birača – podatke iz registra birača
– ministarstvo nadležno za unutarnje poslove – podatke o prebivalištu i identifikacijskim ispravama birača
– ministarstvo nadležno za financije – podatke o osobnom identifikacijskom broju (OIB).
6. VRIJEME OBRADE OSOBNIH PODATAKA
6.1. Osobni podaci iz točke 4. ovih Obvezatnih uputa obrađuju se tijekom vremena potrebnog za ostvarenje svrhe za koju se obrađuju u rokovima određenim Zakonom i drugim mjerodavnim propisima.
6.2. Nakon isteka propisanih rokova, s osobnim podacima postupa se u skladu s posebnim propisima koji uređuju pitanja upravljanja javnim dokumentarnim i javnim arhivskim gradivom.
7. JAVNA OBJAVA OSOBNIH PODATAKA
7.1. Radi kandidiranja na izborima javno se objavljuju osobni podaci sadržani u pravovaljanim kandidacijskim listama i zbirnoj listi na način predviđen Zakonom i na mrežnoj stranici Državnog izbornog povjerenstva.
7.2. Radi objave rezultata izbora javno se objavljuju osobni podaci izabranih kandidata na način propisan Zakonom.
7.3. Radi imenovanja članova izbornih tijela i Etičkog povjerenstva, na mrežnoj stranici Državnog izbornog povjerenstva mogu se objaviti imena i prezimena članova izbornih tijela i Etičkog povjerenstva, a za članove biračkih odbora i podatak o političkoj stranci koja ih je predložila u izborno tijelo.
7.4. Osobni podaci iz točaka 7.1.-7.3. ovih Obvezatnih uputa javno objavljeni na mrežnoj stranici Državnog izbornog povjerenstva osim imena i prezimena kandidata, uklonit će se s mrežne stranice po isteku rokova određenih za obradu podataka iz Zakona i drugih mjerodavnih propisa.
8. OBJAVA I STUPANJE NA SNAGU
8.1. Ove Obvezatne upute stupaju na snagu prvoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
8.2. Ove Obvezatne upute objavljuju se i na mrežnoj stranici Državnog izbornog povjerenstva www.izbori.hr.
Napomena: Izrazi u ovim Obvezatnim uputama koji imaju rodno značenje odnose se jednako na muški i ženski rod bez obzira u kojem su rodu navedeni.
Klasa: 012-05/24-01/17
Urbroj: 507-03/05-24-2
Zagreb, 18. ožujka 2024.
Predsjednik
mr. sc. Radovan Dobronić, v. r.