NN 87/2023 (28.7.2023.), Pravila o načinu vođenja, pristupu i korištenju elektroničkog arhiva javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku
HRVATSKA JAVNOBILJEŽNIČKA KOMORA
1367
Na temelju članka 50.a Zakona o javnom bilježništvu (»Narodne novine« 57/22), Hrvatska javnobilježnička komora je na XXX. Skupštini održanoj 3. lipnja 2023. godine donijela
PRAVILA O NAČINU VOĐENJA, PRISTUPU I KORIŠTENJU ELEKTRONIČKOG ARHIVA JAVNOBILJEŽNIČKIH ISPRAVA U ELEKTRONIČKOM OBLIKU
Članak. 1.
(1) Ovim Pravilima se propisuje oblik i sadržaj Jedinstvenog elektroničkog arhiva javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku, te način vođenja evidencije o javnobilježničkim ispravama u elektroničkom obliku.
(2) Hrvatska javnobilježnička komora ustrojava i vodi jedinstveni elektronički arhiv i evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku.
(3) Jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku je elektronički skup podataka koji sadrži javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku.
(4) Evidencija javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku popis je svih javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku koje su unesene u jedinstveni elektronički arhiv.
(5) Jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku se vodi primjenom informatičke tehnologije uz zaštitu pristupa i gubitka unesenih podataka sukladno propisima o informacijskoj sigurnosti.
(6) Osobe ovlaštene za pristup sustavu Jedinstvenog elektroničkog arhiva javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku su:
• administrator sustava pri HJK,
• korisnik sustava,
• vanjski korisnik sustava.
(7) U smislu članka 1. stavka 6. ovoga Pravilnika/Pravila pojedini izrazi imaju sljedeća značenja:
• administrator sustava pri HJK je osoba zadužena i odgovorna za dodjeljivanje i ukidanje korisničkih imena, lozinki, uloga i ovlaštenja za pristup sustavu
• korisnik sustava je osoba i/ili tijelo ovlaštena za unos i korištenje podataka i upravljanje predmetima u okviru dodijeljene uloge i ovlaštenja koja određuje Upravni odbor HJK uz obavijest Ministarstvu pravosuđa i uprave Republike Hrvatske
• vanjski korisnik sustava je druga osoba i/ili tijelo koja/koje ima opravdani interes za pristup podacima i kojoj je Upravni odbor uz obavijest Ministarstvu pravosuđa i uprave Republike Hrvatske u prethodnoj Odluci odobrio pristup i korištenje u okviru dodijeljene uloge i ovlaštenja.
Članak 2.
Evidencija javnobilježničkih isprava i isprava izjednačenim s učinkom javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku i sudske odluke (u daljnjem tekstu: javnobilježničke isprave) sadrži sljedeće podatke o javnobilježničkim ispravama u elektroničkom obliku:
1. redni broj pod kojim je evidentirana javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku u Evidenciji javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku,
2. datum sastavljanja javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku,
3. Naznaku javnog bilježnika koji je sastavio javnobilježničku ispravu u elektroničkom obliku ili drugog ovlaštenog izdavatelja isprave
4. datum upisa javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku u Evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku,
5. podatke o strankama koje su sudjelovale u pravnom poslu na temelju kojeg je sastavljena javnobilježnička isprava u elektroničkom obliku (ime i prezime, osobni identifikacijski broj, prebivalište/boravište, identifikacijska isprava, a za pravne osobe tvrtka, MBS, broj sudskog ili drugog odgovarajućeg registra, osobni identifikacijski broj, sjedište, osobni podatci osobe ovlaštene za zastupanje, istovjetnost, svojstvo …),
6. datum sastavljanja, opoziva ili raskida javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku,
7. podatke o podnositelju zahtjeva za opoziv javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku, kao i temelj opoziva (npr. raskid, istek roka kod isprava s ograničenim rokom važenja, smrt ili prestanak postojanja pravne osobe, sudska odluka…)
8. Poveznicu na javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku i/ili QR kod.
Članak 3.
(1) Ovlaštene osobe za unos podataka u Jedinstveni elektronički arhiv i evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku su Hrvatska javnobilježnička komora, korisnik sustava i administrator sustava.
(2) Korisnik sustava i administrator sustava mogu izvršiti pretraživanje javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku u odgovarajućem postupku te opozvanih, raskinutih ili javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku kojima je protekao rok važenja.
(3) Hrvatska javnobilježnička komora može izvršiti pretraživanje po svim upisima u Jedinstveni elektronički arhiv i evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku.
Članak 4.
(1) Javni bilježnici su u obvezi nakon sastavljanja javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku odnosno opoziva ili raskida javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku, upisati sve odgovarajuće podatke prema članku 2. ovog pravilnika/pravila u Evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku, te priložiti javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku u jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava.
(2) U jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku prilažu se:
• javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku potpisane kvalificiranim elektroničkim potpisom
• elektroničke isprave koje su sudionici potvrdili i potpisali svojim kvalificiranim elektroničkim potpisom ili fizičke isprave koje je korisnik pretvorio u elektronički oblik i potpisao kvalificiranim elektroničkim potpisom.
(3) Sud je dužan po pravomoćnosti odluke o prijedlogu za poništenje javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku zatražiti od Hrvatske javnobilježničke komore upis te odluke u Evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku, kao i dostaviti elektronski primjerak odluke radi prilaganja prema čl. 4. st. 2.
(4) Sud je dužan nakon donošenja odluke o izdanoj privremenoj mjeri zabrane korištenja javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku zatražiti od Hrvatske javnobilježničke komore upis te odluke u Evidenciju javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku, kao i dostaviti elektronski primjerak odluke radi prilaganja prema čl. 4. st. 2.
(5) Zabilježba opoziva i/ili ispravka javnobilježničke isprave u elektroničkom obliku upisuje se uz ispravu koja je opozvana i/ili ispravljena.
Članak 5.
(1) Pravo uvida u pojedinačnu ispravu upisanu u Jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku bez prava unosa podataka imaju korisnik koji je unio ispravu, stranka koja je sudjelovala u sastavljanju isprave i/ili njihov zakonski zastupnik, odnosno opunomoćenik sa specijalnom ovjerenom punomoći, skrbnik osobe djelomično ili potpuno lišene poslovne sposobnosti.
(2) Isprava se može fizički izdati primjenom odredbi Zakona o javnom bilježništvu.
Članak 6.
(1) Evidencija podataka u Jedinstveni elektronički arhiv javnobilježničkih isprava u elektroničkom obliku obavlja se pomoću informatičkog sustava koji je odobrio Upravni odbor Hrvatske javnobilježničke komore.
(2) Format, oblik i način pristupa podacima koji su potrebni kod upisa, promjene upisa, pretraživanja, upita i odgovora na upite, određuje Upravni odbor Hrvatske javnobilježničke komore.
Članak 7.
Ova Pravila stupaju na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Broj: HJK-O-70/23
Zagreb, 11. srpnja 2023.
Predsjednica
Hrvatske javnobilježničke komore
Zvijezdana Rauš-Klier, v. r.