NN 151/14 od 19.12.2014., Pravilnik o izdvajanju poslova ili funkcija
HRVATSKA AGENCIJA ZA NADZOR FINANCIJSKIH USLUGA
Hrvatska agencija za nadzor financijskih usluga na temelju članka 73. stavka 9. Zakona o osiguranju (»Narodne novine« broj 151/05, 87/08, 82/09, 54/13 i 94/14) na sjednici Upravnog vijeća održanoj 12. prosinca 2014. donosi
PRAVILNIK O IZDVAJANJU POSLOVA ILI FUNKCIJA
Članak 1.
(1) Ovim se Pravilnikom podrobnije utvrđuju uvjeti za izdvajanje poslova ili funkcija društva za osiguranje odnosno društva za reosiguranje (dalje u tekstu: Društvo), pravila za upravljanje rizicima koji su povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija, područje primjene internih akata u vezi s izdvajanjem poslova ili funkcija, zahtjevi u vezi s pristupom podacima i dokumentaciji te obavljanjem nadzora od strane Hrvatske agencije za nadzor financijskih usluga (dalje u tekstu: Agencija), obvezni sadržaj ugovora koji se sklapa s pružateljima usluga radi obavljanja izdvojenih poslova te sadržaj dokumentacije u svrhu izvještavanja Agencije.
(2) Odredbe ovoga Pravilnika primjenjuju se na Društva sa sjedištem u Republici Hrvatskoj koja su dobila dozvolu za rad od Agencije.
Definicije
Članak 2.
U smislu ovoga Pravilnika:
(1) Izdvajanje poslova ili funkcija je ugovorni prijenos obavljanja poslova vezanih za djelatnost osiguranja odnosno ugovorni prijenos ključnih odnosno važnih poslovnih funkcija Društva koje inače samo obavlja u okviru svoje registrirane djelatnosti, na pružatelje usluga.
(2) Pružatelj usluga može biti bilo koja pravna ili fizička osoba, koja obavlja djelatnosti koje su predmet izdvajanja poslova ili funkcija.
Članak 3.
(1) Društvo u potpunosti odgovara za izdvojene poslove ili funkcije. Odgovornost Društva prema trećim osobama nije prenosiva na pružatelje usluga.
(2) Društvo za osiguranje smije izdvojiti funkciju unutarnje revizije pod uvjetima iz članka 147. stavka 4. Zakona o osiguranju (»Narodne novine« broj 151/05, 87/08, 82/09, 54/13 i 94/14, dalje: Zakon), pri čemu se pod društvom za osiguranje s manjim opsegom poslovanja smatra društvo koje ispunjava barem dva od tri sljedeća uvjeta:
1. bruto zaračunata premija društva za osiguranje u jednoj poslovnoj godini ne prelazi 50 milijuna kuna;
2. aktiva društva za osiguranje na dan izvještaja o financijskom položaju ne prelazi 80 milijuna kuna;
3. ukupan prosječni broj zaposlenih na puno radno vrijeme u društvu za osiguranje u jednoj poslovnoj godini ne prelazi 30.
(3) Društvo koje obavlja poslove reosiguranja, neovisno o navedenim kriterijima, ne može se smatrati društvom za osiguranje s manjim opsegom poslovanja.
Članak 4.
(1) Društvo je dužno prije donošenja odluke o izdvajanju poslova ili funkcija procijeniti i dokumentirati utjecaj koji će na Društvo imati izdvajanje poslova ili funkcija, a prvenstveno s obzirom na:
1. financijske rezultate, neprekinutost poslovanja i ugled Društva,
2. troškove, solventnost, likvidnost i kapital Društva,
3. profil rizičnosti Društva,
4. kvalitetu pružanja usluga korisnicima usluga osiguranja,
5. vremenski raspored, trajanje i troškove potrebnih radnji u slučaju prekida ili prestanka prijenosa poslova ili funkcija te njihovo preuzimanje od strane Društva ili prijenos na drugog pružatelja usluge.
(2) Društvo je dužno prije donošenja odluke o izdvajanju poslova ili funkcija utvrditi omogućuju li propisi države odnosno država u kojima pružatelj usluga posluje, da Agencija, u svrhu postizanja ciljeva nadzora, obavi nadzor dijela poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s izdvajanjem poslova ili funkcija, kao i nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora o prijenosu poslova ili funkcija.
Pravila za upravljanje rizicima koji su povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija
Članak 5.
Društvo za osiguranje dužno je:
– prije izdvajanja poslova ili funkcija imati ustrojen odgovarajući sustav upravljanja rizicima koji su povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija,
– na upravljanje rizicima koji su povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija primijeniti pravila za primjenu i uspostavu sustava upravljanja rizicima u smislu Zakona i na temelju njega donesenim propisima,
– opisati i osigurati provođenje nadzora nad obavljanjem izdvojenih poslova ili funkcija Društva.
Interni akti u vezi s izdvajanjem poslova ili funkcija
Članak 6.
(1) Društvo je dužno internim aktima propisati postupke u vezi s izdvajanjem poslova ili funkcija.
(2) Interne akte iz stavka 1. ovoga članka čini jedan ili više dokumenata koji moraju sadržavati barem kriterije i postupke vezane za:
1. razloge za izdvajanje poslova ili funkcija i proces donošenja odluke o izdvajanju poslova ili funkcija,
2. procjenu rizika povezanih s izdvajanjem poslova ili funkcija,
3. dubinsku analizu pružatelja usluga,
4. odabir pružatelja usluga,
5. upravljanje ugovornim odnosima s pružateljima usluga,
6. praćenje i izvještavanje uprave Društva o izloženosti rizicima povezanim s izdvajanjem poslova ili funkcija,
7. kriterije odlučne za odabir osobe koja će obavljati izdvojeni posao ili funkciju,
8. zadaće i odgovornosti organizacijskih jedinica ili osoba zaduženih za nadzor i upravljanje izdvajanjem poslova ili funkcija koji moraju imati odgovarajuću razinu znanja i iskustva,
9. izlaznu strategiju Društva u slučaju prijevremenog prestanka ugovornog odnosa i/ili nemogućnosti ispunjenja ugovornih obveza.
Pristup dokumentaciji i podacima
Članak 7.
Društvo je dužno osigurati da pružatelj usluga omogući samom Društvu, ovlaštenom revizoru Društva i Agenciji neograničen pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija, a u posjedu su pružatelja usluga.
Nadzor
Članak 8.
Društvo je dužno osigurati da nadzor od strane Agencije nad dijelom poslovanja pružatelja usluga koji ima veze ili se može dovesti u vezu s izdvajanjem poslova ili funkcija, kao i nadzor obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora, ni na koji način i ni u kojem trenutku ne bude onemogućen, ograničen ili otežan.
Ugovorni odnos Društva i pružatelja usluga
Članak 9.
(1) Pri sklapanju ugovora s pružateljem usluga Društvo je dužno voditi računa o tome da se kod sastavljanja ugovornih odredbi u obzir uzmu rizici povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija te opseg i složenost izdvojenih poslova ili funkcija.
(2) Ugovor s pružateljem usluga mora se sklopiti u pisanom obliku.
(3) Ugovorom se mora utvrditi barem:
1. podroban opis aktivnosti koje su predmet ugovora,
2. mjesto, vrijeme i način ispunjenja ugovornih obveza i naknada koju Društvo plaća davatelju usluge,
3. zahtjevi Društva vezani za razinu usluga i kvalitetu obavljanja usluga,
4. način na koji Društvo kontrolira obavljanje aktivnosti koje su predmet ugovora,
5. vrste izvještaja i informacija koje će Društvo dobivati od pružatelja usluga i tijek njihova dostavljanja,
6. obveza čuvanja poslovne tajne te obveza čuvanja i zaštita povjerljivih podataka u skladu s odredbama Zakona o osiguranju i Zakona o zaštiti osobnih podataka,
7. obveza pružatelja usluga da ne smije sklopiti ugovor s podizvođačem za obavljanje izdvojenih poslova ili funkcija bez pisane suglasnosti Društva,
8. obveza pružatelja usluga da pravodobno obavijesti Društvo o svim okolnostima i njihovim promjenama koje značajno utječu ili bi mogle značajno utjecati na ispunjavanje ugovornih obveza,
9. obveza pružatelja usluga da Agenciji omogući obavljanje nadzora na lokaciji pružanja usluga, odnosno kod pružatelja usluga, te da osigura pristup dokumentaciji i podacima koji su povezani s izdvajanjem poslova ili funkcija, a u posjedu su pružatelja usluga odnosno da ih dostavi Društvu ili Agenciji u roku koji zatraži Agencija,
10. trajanje ugovora,
11. podrobne uvjete za prestanak, odnosno za raskid ili otkaz ugovora, uključujući pravo Društva na raskid ili otkaz ugovora s pružateljem usluga u skladu s nalogom Agencije,
12. prava i obveze ugovornih strana za slučaj prijevremenog prestanka ugovora radi osiguranja neprekinutosti u pružanju usluga,
13. odredbe o mjesnoj nadležnosti suda,
14. način rješavanja sporova.
(4) Društvo može dati pisanu suglasnost iz stavka 3. točke 7. ovoga članka ako se uvjeri da je pružatelj usluga osigurao ispunjavanje obveza iz ovoga Pravilnika.
Obavještavanje Agencije
Članak 10.
(1) Ako Društvo namjerava izdvojiti poslove ili funkcije, dužno je u primjerenom roku, a najkasnije 60 dana prije sklapanja ugovora s pružateljem usluga, o tome obavijestiti Agenciju.
(2) Obavijesti iz stavka 1. ovoga članka prilažu se sljedeći dokumenti:
1. interni akt Društva iz članka 6. ovog Pravilnika,
2. ime i prezime, državu, mjesto i datum rođenja, državljanstvo, prebivalište, boravište i OIB pružatelja usluge koji je fizička osoba, odnosno tvrtku ili naziv, sjedište i OIB pružatelja usluge koji je pravna osoba,
3. popis osoba povezanih u smislu članka 10. Zakona o osiguranju s pružateljem usluga te opis na koji su način povezane,
4. nacrt ugovora koji Društvo namjerava sklopiti s pružateljem usluga u vezi s izdvajanjem poslova ili funkcija,
5. cjelokupni rezultati procjene pružatelja usluge provedene u skladu s internim aktom iz članka 6. ovog Pravilnika,
6. kriteriji i postupci vezani za nadziranje obavljanja aktivnosti koje su predmet ugovora te praćenje i izvještavanje uprave o izloženosti rizicima povezanim s izdvajanjem poslova ili funkcija,
7. opis uloga i odgovornosti organizacijskih jedinica Društva ili zaposlenika Društva koje će biti zadužene za nadzor i upravljanje ugovornim odnosom s pružateljem usluga, uz navođenje zaposlenika Društva s odgovornošću za izdvojenu ključnu funkciju, a koji posjeduje poslovni ugled i iskustvo te dostatno znanje i iskustvo vezano za navedenu izdvojenu ključnu funkciju kako bi bio u mogućnosti provjeravati izvedbu i rezultate pružatelja usluge,
8. detaljan opis tehničkih i organizacijskih rješenja koja omogućuju sigurno i kvalitetno obavljanje poslova ili funkcija koje se namjeravaju izdvojiti, uključujući opis načina zaštite povjerljivih podataka,
9. dokaz da nije otvoren stečajni postupak odnosno postupak likvidacije u odnosu na pružatelja usluga,
10. izjavu Društva da izdvajanje poslova ili funkcija neće dovesti do sukoba interesa,
11. ostalo što Društvo smatra važnim.
(3) Ako pružatelj usluga ima sjedište ili prebivalište odnosno boravište i/ili posluje izvan Republike Hrvatske, Društvo je, osim dokumentacije iz stavka 2. ovoga članka, dužno dostaviti mišljenje nadležnog nadzornog tijela pružatelja usluge o pružatelju usluge i predmetnom pružanju usluge, kad je to primjenjivo.
(4) Ukoliko pružatelj usluge nije pod nadzorom nadležnog nadzornog tijela, Društvo je dužno Agenciji dostaviti izjavu kojom potvrđuje ispunjenje pretpostavki iz članka 4. stavka 2. ovog Pravilnika.
(5) Osim dokumenata navedenih u stavcima 2., 3. i 4. ovoga članka, Agencija može zatražiti i drugu dokumentaciju koju ocijeni potrebnom za procjenu jesu li ispunjeni uvjeti za izdvajanje poslova ili funkcija propisani Zakonom o osiguranju i ovim Pravilnikom.
(6) Iznimno, na obrazložen zahtjev Društva, Agencija može skratiti rok iz stavka 1. ovoga članka.
(7) Društvo za osiguranje je dužno obavijestiti Agenciju o sklopljenom ugovoru o izdvojenim poslovima ili funkcijama te o prestanku i svakoj promjeni ugovora, dostavljanjem preslike tog ugovora u roku od 8 (osam) dana od dana sklapanja ugovora.
Prijelazne i završne odredbe
Članak 11.
(1) Društva za osiguranja dužna su procijeniti koji su sve poslovi ili funkcije izdvojeni prije stupanja na snagu ovoga Pravilnika te o tome obavijestiti Agenciju u smislu članka 10. ovog Pravilnika, najkasnije u roku od tri mjeseca od stupanja na snagu ovog Pravilnika.
(2) Ugovori o izdvajanju poslova koje je društvo za osiguranje sklopilo u skladu s člankom 73. Zakona o osiguranju (»Narodne novine« broj 151/05, 87/08, 82/09 i 54/13) uz odobrenje Agencije, prije stupanja na snagu ovoga Pravilnika smatraju se sklopljenim u skladu s odredbama ovog Pravilnika.
Članak 12.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Klasa: 011-02/14-04/100
Urbroj: 326-01-660-14-1
Zagreb, 12. prosinca 2014.
Predsjednik Upravnog vijeća
Petar-Pierre Matek, v. r.