NN 15/2020 (7.2.2020.), Pravilnik o načinu čuvanja dokumentacije i podataka

Državna geodetska uprava

Na temelju članka 164. stavka 2. Zakona o državnoj izmjeri i katastru nekretnina (»Narodne novine«, br. 112/18), glavni ravnatelj Državne geodetske uprave 24. siječnja 2020. donio je

PRAVILNIK O NAČINU ČUVANJA DOKUMENTACIJE I PODATAKA

I. OSNOVNE ODREDBE

Članak 1.

(1) Ovim Pravilnikom propisuje se način čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere, katastra nekretnina, registra zgrada, katastra infrastrukture, registra prostornih jedinica i registra geografskih imena.

(2) Pod načinom čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere, katastra nekretnina, registra zgrada, katastra infrastrukture, registra prostornih jedinica i registra geografskih imena podrazumijeva se koja dokumentacija i podaci se čuvaju, u kojem obliku, mjesto gdje se čuvaju i postupanje s dokumentacijom i podacima.

Članak 2.

Uz dokumentaciju i podatke navedene u članku 1. stavku 1. ovoga Pravilnika, u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave odnosno tijelu nadležnom za katastarske i geodetske poslove Grada Zagreba (u daljnjem tekstu: ured Grada Zagreba) nastaje i arhivsko gradivo trajne vrijednosti određeno posebnim propisom kojim se uređuje zaštita arhivskog gradiva.

Članak 3.

Izvorna dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika mogu biti u analognom ili digitalnom obliku.

Članak 4.

Dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, čuvaju se u Središnjem uredu Državne geodetske uprave, područnim uredima za katastar, uredu Grada Zagreba odnosno u središnjoj pismohrani ili regionalnim pismohranama za pohranu arhivskog gradiva (depo).

Članak 5.

Poslove čuvanja, zaštite i obrade dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika obavljaju službenici Državne geodetske uprave odnosno ureda Grada Zagreba.

II. DOKUMENTACIJA I PODACI

Članak 6.

Dokumentaciju i podatke iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika čine dokumentacija i podaci:

– osnovnih geodetskih radova

– topografskih izmjera

– službenih državnih karata

– evidencije o državnoj granici

– katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija

– geodetsko-tehničkih i popisno-knjižnih dijelova katastarskih operata katastra nekretnina

– geodetsko-tehničkih i popisno-knjižnih dijelova katastarskih operata katastra zemljišta

– komasacija

– pisanog i grafičkog dijela registra zgrada

– pisanog i grafičkog dijela katastra infrastrukture

– grafičkih dijelova, popisa prostornih jedinica i zbirki isprava

– registra geografskih imena i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u obavljanju poslova državne izmjere, katastra nekretnina, registra zgrada, katastra infrastrukture, registra prostornih jedinica i registra geografskih imena.

Članak 7.

(1) Dokumentaciju i podatke osnovnih geodetskih radova čine elaborat i tehnička dokumentacija te podaci stalnih točaka geodetske osnove pohranjeni u bazi podataka stalnih točaka geodetske osnove.

(2) Dokumentaciju i podatke topografske izmjere čine dokumentacija nastala izmjerom geodetskim metodama (fotogrametrijom, ortogonalom, tahimetrijom, trigonometrijskim mjerenjem visina, nivelmanom, globalnim sustavima za satelitsko pozicioniranje) te službene državne karte i podaci pohranjeni u topografske baze.

(3) Dokumentacija i podaci evidencije o državnoj granici na kopnu su podaci o načinu označavanja granične crte, podaci vezani za identifikaciju granične crte i ostala dokumentacija i podaci nastali tijekom rada na obnovi, održavanju i identifikaciji granične crte.

Članak 8.

Dokumentaciju i podatke katastarske izmjere i tehničke reambulacije čine:

– elaborat geodetske osnove

– digitalni ortofotoplan i digitalni model terena

– pregledna skica podjele na detaljne listove katastarskog plana

– skice izmjere

– digitalni katastarski plan

– pregledna katastarska karta

– popis katastarskih čestica

– popis zgrada i drugih građevina

– popisni listovi

– popis područja pojedinih vrsta uporabe

– popis područja posebnih pravnih režima

– popis adresa katastarskih čestica

– popis kućnih brojeva

– popis osoba

– dopunske skice izmjere

– tehničko izvješće

– iskazi promjena i pripadajuće zbirke (iskazi promjena, zbirke isprava izlaganja i zbirke dopunskih skica izmjere i geodetskih elaborata) i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u provedbi katastarske izmjere i tehničke reambulacije.

Članak 9.

(1) Dokumentaciju i podatke geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra nekretnina čine:

– katastarski plan

– stalne točke geodetske osnove

– digitalni ortofotoplan

– zbirka geodetskih elaborata te geodetskih projekata i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra nekretnina.

(2) Dokumentaciju i podatke popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina čine:

– popisi (katastarskih čestica, koordinata lomnih točaka međa i drugih granica katastarskih čestica, zgrada, područja posebnih pravnih režima i adresa katastarskih čestica)

– posjedovni listovi

– pomoćni popisi (popis kućnih brojeva, popis nositelja prava upisanih u posjedovne listove i popis promjena) i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina.

Članak 10.

(1) Dokumentaciju i podatke geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra zemljišta čine:

– katastarski plan

– stalne točke geodetske osnove

– zbirka geodetskih elaborata te geodetskih projekata i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja geodetsko-tehničkog dijela katastarskog operata katastra zemljišta.

(2) Dokumentaciju i podatke popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta čine:

– popisi (katastarskih čestica, koordinata lomnih točaka međa i drugih granica katastarskih čestica utvrđenih prema pravilima katastra nekretnina za osnivanje katastarskih čestica)

– posjedovni listovi

– pomoćni popisi (popis osoba upisanih u posjedovne listove i popis promjena) i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta.

Članak 11.

Dokumentaciju i podatke komasacije čini tehnički elaborat komasacije koji sadrži:

– katastarski plan za komasacijsko područje u analognom i digitalnom obliku

– skice izmjere komasacijskog područja

– popis katastarskih čestica obuhvaćenih postupkom komasacije

– abecedni popis sudionika komasacije

– popis komasiranih čestica

– popis koordinata lomnih točaka granica katastarskih čestica i načina uporabe

– nacrt izreke rješenja o komasaciji odnosno tehničke podatke koji se unose u rješenje o komasaciji (tehničko rješenje komasacije)

– pregledni plan/kartu o stanju prije komasacije

– pregledni plan/kartu o stanju poslije komasacije

– tehničko izvješće i

– ostalu dokumentaciju i podatke nastale u postupku komasacije.

Članak 12.

(1) Dokumentaciju i podatke pisanog dijela registra zgrada čine:

– popis zgrada

– popis posebnih dijelova zgrada i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja pisanog dijela registra zgrada.

(2) Dokumentaciju i podatke grafičkog dijela registra zgrada čine:

– plan zgrada temeljen na geoprostornim podacima državne izmjere i katastra nekretnina te podacima iz akata za gradnju prema posebnim propisima kojima se uređuje prostorno uređenje i gradnja i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja grafičkog dijela registra zgrada.

Članak 13.

(1) Dokumentaciju i podatke pisanog dijela katastra infrastrukture čine:

– popis infrastrukture

– popis vlasnika i upravitelja infrastrukture i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja pisanog dijela katastra infrastrukture.

(2) Dokumentaciju i podatke grafičkog dijela katastra infrastrukture čine:

– plan infrastrukture

– zbirka geodetskih elaborata infrastrukture i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja grafičkog dijela katastra infrastrukture.

Članak 14.

(1) Dokumentaciju i podatke grafičkog dijela registra prostornih jedinica čine:

– grafičke osnove

– grafički podaci registra

– pregledni kartografski prikazi po županijama, gradovima i općinama i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja grafičkog dijela registra prostornih jedinica.

(2) Dokumentaciju i podatke popisa prostornih jedinica čine:

– popisi prostornih jedinica i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja popisa registra prostornih jedinica.

(3) Dokumentaciju i podatke zbirke isprava čine:

– zbirke elaborata promjena

– zbirke rješenja o određivanju, mijenjanju ili ukidanju kućnih brojeva i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u postupku osnivanja, vođenja i održavanja zbirke isprava registra prostornih jedinica.

Članak 15.

(1) Podaci registra geografskih imena su geografska imena: geografskih cjelina, reljefnih oblika, voda kopna i mora, otoka i poluotoka, građevina i ostalih objekata, područja, naselja, prometnice i opća imena.

(2) Dokumentaciju registra geografskih imena čine:

– službeni dokumenti javnopravnih tijela koja u okviru svoje nadležnosti stvaraju pojedina geografska imena ili podatke o geografskim imenima i

– ostala dokumentacija nastala u postupku osnivanja, vođenja i održavanja registra geografskih imena.

III. POSTUPANJE S DOKUMENTACIJOM I PODACIMA

Članak 16.

Čuvanje dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika podrazumijeva pravilno rukovanje dokumentacijom i podacima te sustavno praćenje radi zaštite od oštećenja i uništenja, kao i poduzimanje mjera i radova nužnih za očuvanje cjelovitosti i namjene istih.

Članak 17.

Za čuvanje digitalne i analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika potrebno je, radi njihove trajne zaštite, u prostorijama Državne geodetske uprave, područnih ureda za katastar, odjela izvan sjedišta područnog ureda i ispostavama, ureda Grada Zagreba i središnje pismohrane ili regionalnim pismohranama za pohranu arhivskog gradiva (depo), osigurati primjeren prostor, uvjete i opremu za smještaj.

Članak 18.

(1) U Središnjem uredu Državne geodetske uprave se za područje Republike Hrvatske u analognom i/ili digitalnom obliku čuva sljedeća izvorna dokumentacija i podaci:

– osnovnih geodetskih radova

– topografskih izmjera

– službenih državnih karata

– evidencije o državnoj granici

– katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija sadržanih u bazi izlaganja

– grafičkih dijelova, popisa prostornih jedinica i zbirki isprava registra prostornih jedinica

– registra geografskih imena

– jedan primjerak digitalnih izvornika arhiviranih na medije (arhivske trake) i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave.

(2) Izvorna dokumentacija i podaci iz stavka 1. ovoga članka u analognom obliku, nakon prevođenja u digitalni oblik pohranjuju se u središnjoj pismohrani.

Članak 19.

(1) U područnim uredima za katastar, odjelima izvan sjedišta područnih ureda i ispostavama, uredu Grada Zagreba se za područja iz njihove nadležnosti u analognom i/ili digitalnom obliku čuva sljedeća izvorna dokumentacija i podaci:

– osnovnih geodetskih radova

– topografske izmjere

– katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija

– geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina

– geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta

– komasacija

– pisanog i grafičkog dijela registra zgrada

– pisanog i grafičkog dijela katastra infrastrukture

– grafičkog dijela, popisa prostornih jedinica i zbirke isprava registra prostornih jedinica i

– ostala dokumentacija i podaci nastali u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave odnosno ureda Grada Zagreba.

(2) Izvorna dokumentacija i podaci iz stavka 1. ovoga članka u analognom obliku nakon prevođenja u digitalni oblik pohranjuje se u središnjoj ili regionalnoj pismohrani.

Članak 20.

U središnjoj pismohrani ili regionalnim pismohranama za pohranu arhivskog gradiva (depo), čuva se sljedeća analogna dokumentacija nakon prevođenja u digitalni oblik:

– osnovnih geodetskih radova

– topografske izmjere

– katastarskih izmjera i tehničkih reambulacija

– geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra nekretnina

– geodetsko-tehničkog i popisno-knjižnog dijela katastarskog operata katastra zemljišta

– komasacija

– pisanog i grafičkog dijela registra zgrada

– pisanog i grafičkog dijela katastra infrastrukture

– grafičkog dijela, popisa prostornih jedinica i zbirke isprava registra prostornih jedinica

– ostali podaci nastali u obavljanju poslova iz nadležnosti Državne geodetske uprave odnosno ureda Grada Zagreba i

– jedan primjerak digitalne dokumentacije i podataka arhivirane na medije (arhivske trake).

IV. SUSTAV DIGITALNOG ARHIVA (SDA)

Članak 21.

(1) U svrhu osiguravanja trajnog čuvanja analognih dokumenata, podataka i arhivskog gradiva iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika u digitalnom i analognom obliku, brzog pristupa dokumentaciji i podacima te djelotvornijeg poslovnog procesa, uspostavlja se sustav digitalnog arhiva Državne geodetske uprave.

(2) Sustav digitalnog arhiva osigurava prevođenje u digitalni oblik (konverziju) analogne dokumentacije i podataka iz stavka 1. ovoga članka te njihovo trajno čuvanje.

(3) Za potrebe prevođenja u digitalni oblik analogne dokumentacije i podataka Državne geodetske uprave unutar sustava digitalnog arhiva, uspostavljaju se centri za konverziju podataka.

(4) Sustav digitalnog arhiva čini dokumentacija i podaci iz stavka 1. ovoga članka u digitalnom obliku, središnja pismohrana ili regionalne pismohrane (depo) te centri za konverziju podataka.

Članak 22.

Osim dokumentacije i podataka iz članka 21. ovoga Pravilnika, u sustavu digitalnog arhiva čuva se i ostala dokumentacija i podaci Državne geodetske uprave u digitalnom i analognom obliku sukladno posebnim propisima.

Članak 23.

Državna geodetska uprava zadržava u svojoj nadležnosti čuvanje analogne dokumentacije i podataka i nakon njihova prevođenja u digitalni oblik.

Članak 24.

Uredbom o unutarnjem ustrojstvu Državne geodetske uprave određuju se ustrojstvene jedinice u kojima se obavljaju poslovi centra za konverziju podataka.

Članak 25.

Centri za konverziju podataka obavljaju sljedeće poslove:

– djelomična registracija analogne dokumentacije

– priprema analogne dokumentacije za skeniranje

– skeniranje analogne dokumentacije

– kontrola kvalitete prevođenja u digitalni oblik

– postupanje s oštećenim analognim dokumentima sukladno specifikacijama za postupanje s oštećenim dokumentima (restauriranje)

– priprema analogne dokumentacije nakon prevođenja u digitalni oblik za otpremu i pohranjivanje u središnjoj pismohrani i

– priprema i dostava digitalnih podataka u Središnji ured Državne geodetske uprave radi trajne pohrane na arhivske trake.

Članak 26.

(1) Prije prevođenja u digitalni oblik analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, potrebno je u Središnjem uredu Državne geodetske uprave, područnim uredima za katastar, odjelima izvan sjedišta područnih ureda i ispostavama te uredu Grada Zagreba, izvršiti njihovu registraciju upisivanjem metapodataka u informacijski sustav sustava digitalnog arhiva.

(2) Metapodaci ili »podaci o podacima« su podaci koji opisuju karakteristike nekog dokumenta u digitalnom obliku te omogućavaju pretraživanje, pregledavanje, prijenos i dokumentiranje informacijskog sadržaja. U digitalnom smislu to su strukturirani podaci koji opisuju, objašnjavaju, lociraju dokument u digitalnom obliku ili na neki drugi način omogućavaju lakše upravljanje resursima.

Članak 27.

(1) Priprema analogne dokumentacije za prevođenje u digitalni oblik je postupak u kojem se svaki dokument priprema za postupak skeniranja (odstranjivanje metalnih dijelova i sl.) te razvrstava prema dimenziji i tipu dokumenta.

(2) Restauriranje analogne dokumentacije je postupak pri kojem se oštećeni analogni dokumenti dovode u stanje pogodno za prevođenje u digitalni oblik (skeniranje) u skladu sa specifikacijama za postupanje s oštećenim dokumentima.

(3) Skeniranje dokumenata je postupak u kojem se svaki dokument prevodi iz analognog u digitalni oblik uporabom za to namijenjenog skenera.

(4) U cilju osiguranja kvalitetnih dokumenata u digitalnom obliku za trajnu pohranu, prilikom skeniranja trebaju biti ispunjeni sljedeći tehnički zahtjevi:

– način skeniranja – u boji

– rezolucija skeniranja – 300 dpi

– dubina skeniranja – 24 bita i

– format zapisa – pdf/a.

(5) Kontrola kvalitete prevođenja u digitalni oblik je postupak kontrole cjelovitosti i čitljivosti skeniranih dokumenata.

Članak 28.

(1) Prevođenjem u digitalni oblik analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, analogni dokumenti se iznimno upotrebljavaju u radu.

(2) Prevođenje dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika u digitalni oblik, mora se obaviti na način da jamči pouzdanost i uporabivost prevedene dokumentacije i podataka na način da:

– su sačuvana sva bitna svojstva, sastavnice i uporabivost izvorne analogne dokumentacije i podataka

– je izvršeno na način koji jamči da nije obavljeno neovlašteno i nedokumentirano dodavanje, mijenjanje ili uklanjanje svojstava izvorne analogne dokumentacije i podataka

– je obavljeno u skladu s utvrđenim pravilima i da je primjereno dokumentirano u svrhu osiguranja i provjere ispravnosti i kakvoće prevođenja i da

– je obavljeno u skladu s drugim propisima kojima se uređuju uvjeti i postupci prevođenja u digitalni oblik pojedine dokumentacije i podataka.

(3) Nakon prevođenja u digitalni oblik, izvorni analogni dokument se ne uništava.

Članak 29.

(1) Nakon prevođenja u digitalni oblik izvorne analogne dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika, a prije trajne pohrane u središnjoj pismohrani, analogna dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika moraju biti složeni po oznakama koje jednoznačno identificiraju dokumentaciju, nazivu, vrsti i vremenu nastanka.

(2) Digitalni podaci čuvaju se u tri primjerka, na odvojenim mjestima.

Članak 30.

(1) Sustav digitalnog arhiva omogućava razmjenu dokumentacije i podataka iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika u digitalnom obliku putem servisa za potrebe poslovnih procesa drugih sustava, registara ili baza Državne geodetske uprave.

(2) Dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika preuzeti u sustav digitalnog arhiva mogu nastati izvorno u digitalnom obliku ili prevođenjem iz analognog oblika u skladu s člankom 27. stavkom 4. ovoga Pravilnika.

(3) Dokumentacija i podaci iz članka 1. stavka 1. ovoga Pravilnika koji se preuzimaju u sustav digitalnog arhiva trebaju biti strukturirani na način koji će omogućiti njihovo arhiviranje u sustavu digitalnog arhiva.

Članak 31.

Podaci i izvodi iz sustava digitalnog arhiva Državne geodetske uprave se izdaju sukladno pravilnicima iz članka 171. stavaka 4. i 5. i odluci iz članka 171. stavka 6. Zakona o državnoj izmjeri i katastru nekretnina (»Narodne novine«, br. 112/18).

V. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 32.

Danom stupanja na snagu ovoga Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o načinu čuvanja dokumentacije i podataka državne izmjere i katastra nekretnina (»Narodne novine«, br. 73/10).

Članak 33.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 080-01/19-01-13

Urbroj: 541-1-20-14

Zagreb, 24. siječnja 2020.

Glavni ravnatelj
dr. sc. Damir Šantek, dipl. ing. geod., v. r.