MINISTARSTVO ZNANOSTI, OBRAZOVANJA I SPORTA
Na temelju članka 140. stavka 4. Zakona o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi (»Narodne novine«, broj 87/2008.. 86/2009., 92/2010., 105/2010., 90/2011., 16/2012., 86/2012., 94/2013. i 152/14.), ministar znanosti, obrazovanja i sporta donosi
PRAVILNIK O ZAJEDNIČKOME UPISNIKU ŠKOLSKIH USTANOVA U ELEKTRONIČKOME OBLIKU – E-MATICI
Pročišćeni tekst
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim pravilnikom uređuju se obveze i načini te rokovi unošenja podatka u zajednički upisnik školskih ustanova u elektroničkome obliku – e-Maticu (u daljnjem tekstu: e-Matica), ovlaštenja za pristup i korištenje podataka te sigurnost i način razmjene podataka.
E-Matica ministarstva nadležnog za obrazovanje (u daljnjem tekstu: Ministarstvo) sadrži sljedeće evidencije:
– Upisnik ustanova,
– Evidenciju odgojno-obrazovnoga rada u ustanovama za svaku školsku godinu,
– Upisnik učenika u ustanovama,
– Upisnik radnika ustanova.
UPISNIK USTANOVA
Članak 2.
Ministarstvo upisuje školsku ustanovu u Upisnik ustanova. Upisom školske ustanove u Upisnik ustanova dodjeljuje joj se jedinstvena šifra ustanove.
Svaku promjenu podataka ustanove u Upisniku ustanova ustanove su dužne dostaviti Ministarstvu bez odgode, a najkasnije u roku od sedam dana od dana nastanka promjene podataka.
Ministarstvo u e-Matici vodi i evidenciju o nastavnim planovima i programima te kurikulumima koje ustanova provodi i za koje ima odobrenje Ministarstva.
EVIDENCIJA ODGOJNO-OBRAZOVNOGA RADA
Školske ustanove u Republici Hrvatskoj dužne su za svaku školsku godinu u e-Matici evidentirati sve podatke o odgojno-obrazovnome radu za to odgojno-obrazovno razdoblje.
Evidencija odgojno-obrazovnoga rada ustanove obuhvaća podatke o učenicima, razrednim odjelima i organizaciji odgojno-obrazovnoga rada u jednoj školskoj godini, a njezin sastavni dio predstavljaju evidencije pedagoške dokumentacije propisane Pravilnikom o pedagoškoj dokumentaciji i evidenciji te javnim ispravama u školskim ustanovama.
Radi vođenja evidencije o učenicima iz stavka 2. ovog članka, unutar sustava e-Matica evidentiraju se rezultati o položenim ispitima državne mature.
UPISNIK UČENIKA
Članak 4.
Školske ustanove u Republici Hrvatskoj dužne su voditi upisnik učenika u e-Matici.
Upisnik učenika je poimenična evidencija učenika u ustanovama na temelju školske evidencije iz Matične knjige učenika.
Upisnik učenika treba omogućiti uvid u pedagoške i druge podatke značajne za praćenje učenika tijekom cijeloga njegova školovanja.
UPISNIK RADNIKA
Članak 5.
Školske ustanove u Republici Hrvatskoj dužne su voditi upisnik radnika u e-Matici.
Upisnik radnika poimenična je evidencija svih osoba koje u ustanovama imaju zasnovan radni odnos na neodređeno ili određeno vrijeme, s punim, nepunim te skraćenim radnim vremenom, koje rade u dopunskome radu ili su vanjski suradnici te ostale podatke značajne za rad ustanove.
OBVEZE MINISTARSTVA
Članak 6.
Podatke iz članka 2. stavka 1. ovog pravilnika Ministarstvo unosi danom izdavanja rješenja o ispunjenju uvjeta za početak rada ustanove koje izdaje Ministarstvo.
Podatke iz članka 2. stavka 3. ovog pravilnika Ministarstvo unosi danom izdavanja rješenja o izvođenju programa obrazovanja/strukovnog kurikuluma školskoj ustanovi.
Članak 7.
Ministarstvo je odgovorno za osiguranje redovitoga rada e-Matice uključujući poslove računalne i komunikacijske infrastrukture te tehničku potporu sustavu, sigurnost sustava te pohranu podataka i korisničku potporu, a sve u skladu s važećim zakonskim propisima i pravilima struke.
Ministarstvo može, na temelju posebne odluke za obavljanje poslova redovitoga funkcioniranja koji uključuju tehničku potporu sustavu, sigurnost sustava, raspoloživost sustava te pohranu podataka, a sve u skladu s važećim zakonskim propisima i pravilima struke, ovlastiti drugu ustanovu iz sustava obrazovanja i znanosti.
OBVEZE USTANOVA
Članak 8. (NN 38/20)
Podatke u upisnike iz članaka 3., 4. i 5. ovoga pravilnika ustanove unose:
– za početak školske godine najkasnije do 30. rujna za tekuću školsku godinu,
– tijekom školske godine u roku od sedam dana od nastale promjene podataka,
– za kraj školske godine najkasnije do 7. rujna za prethodnu školsku godinu.
CARNET unosi podatke o položenim ispitima državne mature najkasnije 30 dana od konačne objave rezultata jesenskog ispitnog roka.
Članak 9.
Ustanove imenuju osobe iz reda zaposlenika koji imaju dužnost, pravo i odgovornost za unos podataka u evidencije iz članka 3., 4. i 5. ovog pravilnika iz nadležnosti te ustanove.
Za točnost podataka odgovoran je ravnatelj ustanove.
ZAŠTITA 1 TAJNOST PODATAKA
Članak 10.
Podaci iz e-Matice moraju biti zaštićeni od zloupotrebe, uništenja, gubitka, neovlaštenih promjena ili pristupa, u skladu s odredbama propisa kojim se uređuje zaštita osobnih podataka.
Članak 11.
Pristup podacima, unos podataka i razine uvida u podatke pohranjene u Upisniku ustanova, Evidenciji odgojno-obrazovnoga rada, Upisniku učenika i Upisniku djelatnika dopušten je samo ovlaštenim djelatnicima ustanove, ovlaštenim djelatnicima Ministarstva te ovlaštenim osobama zaduženima za održavanje i razvoj sustava te korisničku potporu.
Ovlaštene osobe koje pristupaju ili izmjenjuju podatke pohranjene u e-Matici obvezuju se rukovati tim podacima sukladno zakonskim propisima te ih ne zloupotrebljavati. Podaci se mogu davati trećim stranama samo na način opisan u članku 12.
Uz osobe iz stavka 1. ovog članka Ministarstvo može za uvid u podatke pohranjene u Upisniku ustanova, Evidenciji odgojno-obrazovnoga rada, Upisniku učenika te Upisniku radnika ovlastiti i druge stručne osobe Ministarstva kada je to potrebno radi nesmetanog rješavanja određenih pitanja i zadataka iz njihova djelokruga.
RAZMJENA PODATAKA
Razmjena podataka iz e-Matice obavlja se sukladno odredbama članka 21. stavka 3. i članka 23. stavka 1., 2., 3. i 9. zakona kojim se uređuje državna informacijska infrastruktura, koje uređuju pitanja korištenja podataka iz registara.
Ministarstvo može za potrebe znanstvenih istraživanja pojedincima i znanstvenim institucijama, na njihov pisani zahtjev, omogućiti ograničen pristup podatcima iz e-Matice, a u skladu sa zakonom koji regulira zaštitu osobnih podataka.
Ministarstvo može prije omogućavanja pristupa podacima na temelju zahtjeva iz stavka 2. ovog članka zatražiti i stručno mišljenje agencije u čijoj je nadležnosti zaštita osobnih podataka.
Školska ustanova može davati podatke iz e-Matice trećim osobama samo na temelju pisanoga zahtjeva uz dokazivanje svrhe i pravnoga temelja za korištenje podataka te koji se traže, a u skladu sa zakonom koji regulira zaštitu osobnih podataka.
Školska ustanova može prije davanja podataka na temelju zahtjeva iz stavka 4. ovog članka zatražiti i stručno mišljenje agencije u čijoj je nadležnosti zaštita osobnih podataka.
Ministarstvo, školske ustanove, pojedinci i institucije iz ovoga članka dužni su poduzeti potrebne tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka kako bi se osobni podaci zaštitili od gubitka ili uništenja i od nedopuštenoga pristupa, promjene, objavljivanja i svake druge zlouporabe te utvrditi obvezu osoba ovlaštenih za unos i obradu podataka na potpisivanje izjave o povjerljivosti.
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 13.
Stupanjem na snagu ovog pravilnika prestaje vrijediti Odluka o zajedničkom elektroničkom upisniku ustanova osnovnog školstva (ZEUS), (klasa: 602-02/08-09/00007, urbroj: 533-04-08-0001) i Pravilnik o evidencijama u srednjim školama, učeničkim domovima i drugim srednjoškolskim ustanovama (»Narodne naovine« br. 16/08. i 29/08.).
Članak 14.
Ovaj pravilnik stupa na snagu osmog dana nakon objave u »Narodnim novinama«.
Prijelazne i završne odredbe iz NN 76/19
Članak 2.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Prijelazne i završne odredbe iz NN 38/20
Članak 4.
CARNET najkasnije 15 dana nakon stupanja Pravilnika na snagu prenosi podatke iz članka 1. u e-maticu.
Članak 5.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.
Prijelazne i završne odredbe iz NN 53/26 od 22.05.2026.
Članak 2.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.