NN 135/15 od 16.12.2015. Pravilnik o uredskom poslovanju

DRŽAVNO SUDBENO VIJEĆE

Na temelju članka 7. Uredbe o uredskom poslovanju (»Narodne novine« broj 7/09) članka 18. i 20. Zakona o tajnosti podataka (»Narodne novine« broj 79/07 i 86/12) i članka 14. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine« 83/14), Državno sudbeno vijeće, na 22. sjednici održanoj 14. listopada 2015. donijelo je

PRAVILNIK O UREDSKOM POSLOVANJU

Članak 1.

Ovim Pravilnikom o uredskom poslovanju (dalje u tekstu »Pravilnik») uređuje se ovlast i postupanje u poslovima uredskog poslovanja Državnog sudbenog vijeća.

Članak 2.

(1) Uredskim poslovanjem Državnog sudbenog vijeća osiguravaju se uvjeti za pravilan rad i poslovanje Državnog sudbenog vijeća.

(2) Uredsko poslovanje obuhvaća naročito:

– zaprimanje akata,

– upisivanje akata u odgovarajuće evidencije,

– razvrstavanje i raspoređivanje akata,

– dostavljanje akata u rad,

– administrativno-tehnička obrada akata,

– otpremanje akata,

– čuvanje i arhiviranje akata.

Članak 3.

(1) Zaprimljenu poštu otvara, pregledava, stavlja otisak prijemnog štambilja i urudžbira ovlašteni službenik te ih nakon razvrstavanja s obzirom na vrstu pismena i /ili druge pošiljke raspoređuje osobama koje su nadležne za njihovo rješavanje sukladno poslovima i radnim zadacima koje obavljaju. Otisak prijemnog štambilja stavlja se u gornjem desnom uglu prve strane.

(2) Iznimno, pošiljke koje su označene određenim stupnjem tajnosti otvara čelnik tijela ili druga službena osoba toga tijela koju on za to ovlasti.

Članak 4.

(1) Otisak prijemnog štambilja stavlja se u gornjem desnom uglu prve strane ili na drugo slobodno mjesto prve strane akta. Otisak se može staviti na poleđini akta u gornji lijevi ugao ili na posebni papir učvršćen uz akt.

(2) Primanje akata putem dostavljača potvrđuje se stavljanjem datuma i potpisa u dostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili na kopiji akta koji se prima u izvorniku. Pored datuma i potpisa stavlja se i službeni pečat. Pored prethodno navedenih podataka stavlja se još i vrijeme (sat i minuta) u onim slučajevima kada je to postojećim propisima određeno.

(3) Ako je pošiljka naslovljena na drugo tijelo, pravnu ili fizičku osobu, ili ako se nakon pregleda sadržaja omotnice ustanovi da je pismeno upućeno drugom tijelu, pravnoj ili fizičkoj osobi, stavit će se na njega bilješka: »Pogrešno dostavljeno« i uz naznaku kome se pismeno dostavlja, na prikladan način dostavit će se onome kome je upućeno. Takva pismena upisuju se u knjigu otpremljene pošte.

(4) Pismena se mogu dostaviti i elektroničkim putem. Pismena dostavljena u elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom smatraju se vlastoručno potpisanim sukladno posebnim propisima o elektroničkoj ispravi. Elektroničkim putem dostavljeno pismeno smatra se podnijetim tijelu u trenutku kad je zabilježeno na poslužitelju za primanje takvih poruka.

Članak 5.

(1) O radnjama koje se odnose na uredsko poslovanje vode se odgovarajuće evidencije u knjizi primljene pošte, dostavnoj knjizi za poštu i knjizi pismohrane te pomoćnim knjigama imenskog registra i upisniku predmeta a način vođenja tih evidencija utvrđuje ovim Poslovnikom Državno sudbeno vijeće.

(2) Državno sudbeno vijeće vodi upisnike i imenike prema vrsti gradiva a što je uređeno posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja.

(3) Službeni upisnik o zahtjevima, postupcima i odlukama o ostvarivanju prava na pristup informacijama i ponovnu uporabu informacija vodi se, sukladno članku 3. Pravilnika o ustroju, sadržaju i načinu vođenja službenog upisnika o ostvarivanju prava na pristup informacijama i ponovnu uporabu (»Narodne novine« broj 83/14) u prikladnom elektroničkom obliku, te se krajem svake kalendarske godine ispisuju i uvezuju listovi.

(4) Pismena označena određenim stupnjem tajnosti vode se u posebnoj evidenciji, odnosno odgovarajućoj elektroničkoj bazi podataka, sukladno propisima o tajnosti podataka.

Članak 6.

(1) Pri osnivanju spisa ovlašteni službenik će na prvom podnesku u gornjem desnom kutu upisati poslovni broj s podbrojem 1. Na unutarnjim stranicama omota spisa kronološki se vodi evidencija primljenih podnesaka odnosno akata u predmetu. Podnesci odnosno akti slažu se u omotu spisa prema datumu njihova primitka odnosno nastanka, tako da se na vrhu nalazi pismeno koje je zadnje primljeno ili nastalo.

(2) Na omotu se označava spis na koji se odnosi podnesak, naziv upisnika kraticom, redni broj upisa i godina u kojoj je podnesak upisan u upisnik.

(3) Omot spisa ostaje u tijelu kad se predmet dostavlja drugom tijelu na nadležno postupanje, sve do izlučivanja ili predaje nadležnom arhivu.

Članak 7.

(1) Upisnik predmeta počinje se voditi na početku godine te se na kraju tekuće godine zaključuje s 31. prosincem, stavlja službena bilješka o ukupnom broju upisanih predmeta (brojčano i slovima), datum i potpis službene osobe koja vodi uredsku knjigu i ovjerava službenim pečatom.

(2) Iza službene bilješke o zaključenju ispisuju se oznake neriješenih predmeta iz tekuće godine.

(3) Naknadno riješeni predmeti u idućoj godini, nakon njihova razvođenja u odgovarajućoj uredskoj knjizi, precrtavaju se u popisu neriješenih predmeta iza službene bilješke o zaključenju ovih uredskih knjiga.

(4) Ako se upisnici predmeta vode u elektroničkom obliku, na kraju godine se ispisuje i također uvezuju u jednu ili više knjiga.

Članak 8.

(1) Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se tako da se u upisnik predmeta upisuje datum razvođenja i stavlja oznaka: »a/a« i rok čuvanja, sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.

(2) Ovlašteni službenik poslije obavljenog razvođenja, spis predmeta predaje drugom ovlaštenom službeniku radi odlaganja u pismohranu.

(3) Knjigu pismohrane i druge pomoćne knjige dužan je voditi ovlašteni službenik, kao pomoćnu evidenciju radi općeg pregleda cjelokupne građe odložene u pismohranu. Dovršeni predmeti evidentiraju se u knjizi pismohrane i odlažu u pismohranu po oznakama i po rednim brojevima predmeta, te se čuvaju na vrijeme utvrđeno posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja sukladno Pravilniku o zaštiti i korištenju arhivskog i registraturnog gradiva Državnog sudbenog vijeća.

(4) Predmeti određenog stupnja tajnosti čuvaju se odvojeno od ostalih predmeta i to na način koji osigurava čuvanje njihove tajnosti na primjeren način, sukladno propisima o tajnosti podataka.

Članak 9.

Svaki akt Državnog sudbenog vijeća obvezno sadržava zaglavlje, naziv i adresu primatelja, kratku naznaku predmeta, tekst akta, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe.

Članak 10.

(1) Odluke i ostale akte potpisuje predsjednik Vijeća ili zamjenik.

(2) Ostala pismena koja se odnose na predmete iz nadležnosti Vijeća potpisuje tajnik Državnog sudbenog vijeća. Otpravke i ostale prijepise potpisuje administrativna tajnica predsjednika Državnog sudbenog vijeća ili drugi ovlašteni službenik.

(3) Na akte koji se otpremaju stavlja se otisak službenog pečata tako da zahvaća dio potpisa i dio naziva dužnosti potpisnika.

Članak 11.

(1) Otpremanje akata obavlja ovlašteni službenik.

(2) Pismena iz stavka 1. ovjeravaju se pečatom Vijeća i potpisom ovlaštenog službenika. Potpis se stavlja ispod štambilja koji sadrži ime i prezime predsjednika vijeća odnosno tajnika i štambilja »za točnost otpravka«.

(3) Izvornici odluka i ostalih pismena zadržavaju se u odgovarajućem spisu, a strankama se dostavljaju u ovjerenom prijepisu (otpravak).

(4) Na svim otpravcima stavlja se ime i prezime potpisnika izvornika na mjestu gdje je izvornik potpisao predsjednik Vijeća, zamjenik ili drugi ovlašteni službenik, kao i kratica koja označuje da je izvornik potpisan vlastoručno (v. r.). Ispod toga stavlja se potvrda o ovjeri točnosti otpravka koja glasi: »Za točnost otpravka – ovlašteni službenik«. Potvrdu potpisuje administrativna tajnica predsjednika Državnog sudbenog vijeća ili drugi ovlašteni službenik uz stavljanje službenog pečata.

Članak 12.

(1) Spise ili podatke označene određenim stupnjem tajnosti Vijeće ne može učiniti dostupnim drugim osobama niti ih upotrijebiti u drugu svrhu od one za koju su klasificirani podaci dobiveni.

(2) Svi članovi Vijeća i zaposlenici Vijeća dužni su čuvati tajnost podataka neovisno o načinu saznanja tajnih podataka ili pribavljanja odnosno stjecanja uvida u tajne podatke.

(3) Pristup klasificiranim podacima označenim stupnjevima tajnosti imaju članovi Vijeća i zaposlenici kojima je to nužno za obavljanje poslova iz njihova djelokruga, te koji imaju izdano Uvjerenje o obavljenoj sigurnosnoj provjeri (certifikat), odnosno koji po Zakonu o tajnosti podataka imaju pravo pristupa bez certifikata.

Članak 13.

Postupanje s pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske obavlja se sukladno posebnim propisima.

Članak 14.

Ovaj Pravilnik objavit će se u »Narodnim novinama«, a primjenjuje se od 1. siječnja 2016.

Broj: OU-53/15

Zagreb, 14. listopada 2015.

Predsjednik
Državnog sudbenog vijeća
Željko Šarić, v. r.